Constituez le dossier de réclamation
Identifiez le fournisseur, sa référence externe, la couverture associée, l’équipement et l’objet réclamé. Regroupez numéro de série, photographies, rapports, pièces remplacées et justificatifs.
Suivi des réclamations fournisseur
Suivez chaque réclamation de garantie jusqu’à la compensation effective du fournisseur.
Un technicien peut résoudre le défaut aujourd’hui alors que les photographies, pièces, accords fournisseur et récupération des coûts restent ouverts pendant plusieurs semaines.
- Sans carte bancaire
- Toutes les fonctionnalités incluses
- Données d’exemple guidées disponibles
Le problème opérationnel
Clore la demande trop tôt peut masquer le travail restant : réunir les preuves, présenter la réclamation, relancer le fournisseur et enregistrer l’avoir ou le remboursement.
Comment EquipSpan aide
Préparez une piste de preuve
Conservez photographies, numéros de série, pièces et documents avec la réclamation.
Suivez la réponse du fournisseur
Rendez visibles les informations demandées, le refus, l’accord et l’avoir attendu.
Terminez le suivi financier
Distinguez une réparation achevée d’une réclamation dont la récupération est réellement terminée.
Commencez sans déploiement interminable
Créez l’espace de travail, définissez vos paramètres régionaux et chargez les données d’exemple supprimables ou commencez avec un client réel. Si vous disposez déjà d’une liste de clients, vous pouvez l’importer depuis un CSV pratique. Ajoutez sites, équipements, composants et historique opérationnel lorsqu’ils deviennent utiles.
Une réclamation qui reste visible après la réparation
Pilotez le suivi du fournisseur comme un processus distinct et maîtrisé.
La demande, l’intervention et la réclamation restent reliées, sans devoir être clôturées en même temps. EquipSpan conserve l’historique de la réparation tandis que le bureau suit les preuves, les décisions du fournisseur et la compensation effectivement obtenue.
Exemple du cycle d’une réclamation de garantie
- Panne enregistrée
- Preuves réunies
- Réclamation envoyée
- Réponse du fournisseur
- Montant approuvé
- Compensation reçue
Suivez chaque décision du fournisseur
Passez du brouillon ou des preuves manquantes à la soumission, aux demandes d’informations, puis à l’approbation totale, partielle ou au rejet. Attribuez un responsable, une prochaine action et une échéance à tout dossier ouvert.
Confirmez la compensation obtenue
Distinguez le montant réclamé, le montant approuvé et la compensation effectivement obtenue. Une réparation terminée ne signifie pas que la réclamation est approuvée, et une approbation ne signifie pas encore qu’un avoir, un remplacement ou un paiement a été reçu.
Ce que l’équipe doit retrouver
- Équipement installé et prise en charge associée
- Panne, travaux réalisés et pièces concernées
- Preuves disponibles et encore attendues
- Fournisseur et référence externe
- État, responsable, prochaine action et échéance
- Montant réclamé, montant approuvé et compensation obtenue
La réparation est terminée, mais l’avoir du fournisseur reste en attente
Exemple fictif, sans données de clients.
La réparation est terminée. L’équipe a transmis la demande au fournisseur et obtenu un accord partiel, mais n’a pas encore reçu l’avoir.
Réclamé
480 €
Approuvé
350 €
Récupéré
0 €
Le responsable SAV relance le fournisseur pour l’avoir de 350 €, consigne la prochaine action et son échéance et garde la demande ouverte jusqu’à réception de l’avoir. Les 130 € non approuvés restent documentés dans la décision du fournisseur.
Utiliser le tableau gratuit de suivi des demandes au fournisseurEst-ce adapté à votre organisation ?
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L’essai complet de 21 jours ne demande aucune carte bancaire. Chargez les données d’exemple supprimables ou commencez avec un client, un site et un équipement réels.
Poursuivre votre exploration
Flux liés à l’équipement
Consultez la fiche, le flux ou le point de départ pratique le plus adapté au problème que vous souhaitez résoudre.
Gestion de la couverture des équipements
Conservez les enregistrements de couverture et leurs preuves avec l’unité.
Historique de service des équipements
Consultez les interventions et preuves précédentes avant la décision suivante.
Comment fonctionne le flux
Suivez le parcours de la fiche d’équipement à la prochaine action utile.
Ressources gratuites
Choisissez le modèle adapté à votre prochaine tâche
Préparez votre prochaine intervention avec un modèle de registre, de maintenance, de compte rendu ou de suivi des réclamations fournisseurs.