Reparatur und Regress trennen
Verfolgen Sie den Kundenauftrag und die Rückforderung als unterschiedliche betriebliche Schritte.
Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen
Verfolgen Sie jeden Gewährleistungsanspruch bis zur tatsächlichen Erstattung durch den Lieferanten.
Trennen Sie die Arbeit beim Kunden von der späteren Nachverfolgung mit Lieferanten: Beide gehören zur selben Anlage, aber nicht in dieselbe offene Aufgabe.
Die betriebliche Lücke
Die Anlage bleibt. Der Kontext darf nicht verloren gehen.
Ein erledigter Einsatz kann noch Kosten, Unterlagen oder eine Entscheidung beim Lieferanten nach sich ziehen. Ohne sichtbaren Status bleiben solche Fälle leicht liegen.
EquipSpan hält die Informationen dort zusammen, wo sie bei der nächsten Anfrage, Wartung oder Störung wieder gebraucht werden.
Was sich verbessert
Weniger Suche. Mehr Kontinuität.
Ein gemeinsamer Datensatz gibt dem Team vor dem nächsten Schritt den nötigen Zusammenhang.
Nachweise griffbereit halten
Verknüpfen Sie Fotos, Rechnungen, Berichte und Korrespondenz mit dem betroffenen Gerät.
Offene Punkte sichtbar machen
Erkennen Sie, was auf Antwort, Gutschrift, Teile oder Abschluss wartet.
Ein Anspruch, der nach der Reparatur sichtbar bleibt
Steuern Sie den Lieferantenregress als eigenständigen, kontrollierten Vorgang.
Serviceauftrag, Einsatz und Regress bleiben verknüpft, müssen aber nicht gleichzeitig abgeschlossen werden. EquipSpan bewahrt die Reparaturhistorie, während das Büro Nachweise, Lieferantenentscheidungen und Rückerstattung verfolgt.
Beispiel für den Ablauf eines Gewährleistungsanspruchs
- Störung erfasst
- Nachweise zusammengestellt
- Anspruch eingereicht
- Lieferantenantwort
- Betrag genehmigt
- Erstattung erhalten
Regressakte vorbereiten
Erfassen Sie Lieferant, externe Referenz, verknüpften Datensatz zum Gewährleistungsstatus, Anlage und Anspruchsgegenstand. Seriennummer, Fotos, Serviceberichte, Teile und Belege bleiben an derselben Akte.
Jede Lieferantenentscheidung nachverfolgen
Führen Sie den Vorgang vom Entwurf oder fehlenden Nachweisen über Einreichung und Rückfragen bis zur vollständigen oder teilweisen Genehmigung beziehungsweise Ablehnung. Jeder offene Vorgang erhält einen Verantwortlichen, einen nächsten Schritt und einen Termin.
Tatsächliche Rückerstattung bestätigen
Erfassen Sie beantragten, genehmigten und erhaltenen Betrag getrennt. Eine abgeschlossene Reparatur ist kein genehmigter Regress, und eine Genehmigung noch keine erhaltene Gutschrift, Ersatzlieferung oder Zahlung.
Was das Team einsehen können sollte
- Installierte Anlage und verknüpfter Gewährleistungsstatus
- Störung, ausgeführte Arbeit und betroffene Teile
- Vorhandene und noch fehlende Nachweise
- Lieferant und externe Referenz
- Status, Verantwortlicher, nächster Schritt und Termin
- Beantragter, genehmigter und erhaltener Betrag
Die Reparatur ist abgeschlossen, die Lieferantengutschrift steht noch aus
Fiktives Beispiel, keine Kundendaten.
Die Reparatur ist abgeschlossen. Das Team hat den Anspruch beim Lieferanten eingereicht und eine Teilzusage erhalten, die Gutschrift ist aber noch nicht eingegangen.
Beantragt
480 €
Genehmigt
350 €
Erhalten
0 €
Die Serviceleitung verfolgt die ausstehende Gutschrift über 350 €, dokumentiert den nächsten Schritt und dessen Termin und hält den Vorgang bis zur tatsächlichen Erstattung offen. Die nicht genehmigten 130 € bleiben in der Lieferantenentscheidung dokumentiert.
Kostenlose Vorlage für den Lieferantenregress nutzenMit einem echten Datensatz beginnen
Starten Sie mit der Anlage, die Ihr Team als Nächstes betreuen muss.
Sie benötigen keine perfekte Migration. Erfassen Sie zuerst, was heute nützlich ist, und vervollständigen Sie die Historie im Arbeitsfluss.
Weiterführende Informationen
Verwandte Anlagen-Workflows
Entdecken Sie den Datensatz, Ablauf oder praktischen Ausgangspunkt, der am besten zu Ihrem Problem passt.
Dokumentierter Gewährleistungsstatus
Bewahren Sie den Gewährleistungsstatus und die zugehörigen Nachweise direkt bei der Anlage auf.
Kundendiensthistorie für Anlagen
Prüfen Sie frühere Arbeit und Nachweise vor der nächsten Entscheidung.
So funktioniert der Ablauf
Folgen Sie dem Weg vom Anlagendatensatz zur nächsten sinnvollen Aktion.
Kostenlose Vorlagen
Wählen Sie die passende Vorlage für Ihre nächste Aufgabe
Bereiten Sie Ihren nächsten Einsatz mit einer Vorlage für Anlagenregister, Wartung, Serviceberichte oder Reklamationen beim Lieferanten vor.