Prepara il dossier della rivalsa
Identifica fornitore, riferimento esterno, copertura collegata, apparecchiatura e oggetto della richiesta. Conserva nello stesso dossier numero di serie, fotografie, rapporti, ricambi e documenti di supporto.
Monitoraggio delle rivalse verso il fornitore
Segui ogni richiesta di garanzia fino al recupero effettivo dal fornitore.
Un tecnico può risolvere il guasto oggi, mentre fotografie, ricambi, accordi del fornitore e recupero dei costi restano aperti per settimane.
- Nessuna carta richiesta
- Tutte le funzionalità incluse
- Dati di esempio guidati disponibili
Il problema operativo
Chiudere troppo presto una richiesta può nascondere il lavoro residuo: raccogliere prove, presentare la rivalsa, sollecitare il fornitore e registrare nota di credito o rimborso.
Come aiuta EquipSpan
Prepara una traccia delle prove
Conserva fotografie, numeri di serie, ricambi e documenti insieme alla rivalsa.
Segui la risposta del fornitore
Mantieni visibili le informazioni richieste, il rifiuto, l’approvazione e la nota di credito attesa.
Completa il follow-up economico
Distingui una riparazione eseguita da una rivalsa il cui recupero sia effettivamente concluso.
Inizia senza un’implementazione interminabile
Crea lo spazio di lavoro, definisci le impostazioni locali e carica dati di esempio eliminabili oppure parti da un cliente reale. Se hai già un elenco di clienti, puoi importarlo da un CSV pratico. Aggiungi sedi, apparecchiature, componenti e storico operativo quando diventano utili.
Una rivalsa che resta visibile dopo la riparazione
Gestisci il rapporto con il fornitore come un processo distinto e controllato.
La richiesta, l’intervento e la rivalsa restano collegati, ma non devono chiudersi insieme. EquipSpan conserva lo storico della riparazione mentre l’ufficio segue le prove, le decisioni del fornitore e il recupero.
Esempio del ciclo di una richiesta di garanzia
- Guasto registrato
- Prove raccolte
- Richiesta inviata
- Risposta del fornitore
- Importo approvato
- Recupero ricevuto
Segui ogni decisione del fornitore
Passa dalla bozza o dalle prove mancanti all’invio, alle richieste di informazioni, all’approvazione totale o parziale oppure al rifiuto. Assegna a ogni dossier aperto un responsabile, una prossima azione e una scadenza.
Conferma il recupero effettivo
Registra separatamente gli importi richiesti, approvati e recuperati. Una riparazione completata non equivale a una rivalsa approvata, e un’approvazione non equivale ancora alla ricezione di una nota di credito, di una sostituzione o di un pagamento.
Ciò che la squadra deve poter consultare
- Apparecchiatura installata e copertura collegata
- Guasto, lavoro svolto e ricambi coinvolti
- Prove disponibili e ancora mancanti
- Fornitore e riferimento esterno
- Stato, responsabile, prossima azione e scadenza
- Importi richiesti, approvati e recuperati
La riparazione è conclusa, ma la nota di credito del fornitore è ancora in sospeso
Esempio illustrativo, senza dati di clienti.
La riparazione è terminata. La squadra ha presentato la richiesta al fornitore e ricevuto un’approvazione parziale, ma la nota di credito non è ancora arrivata.
Richiesto
480 €
Approvato
350 €
Recuperato
0 €
Il responsabile assistenza sollecita la nota di credito di 350 €, registra la prossima azione e la scadenza e mantiene aperta la richiesta fino al recupero effettivo. I 130 € non approvati restano documentati nella decisione del fornitore.
Usa il modello gratuito per le richieste al fornitoreÈ adatto alla tua organizzazione?
Prova EquipSpan con il tuo parco installato.
La prova completa di 21 giorni non richiede una carta. Carica dati di esempio eliminabili oppure inizia con un cliente, una sede e un’apparecchiatura reali.
Approfondisci
Flussi collegati alle apparecchiature
Esplora la scheda, il flusso o il punto di partenza pratico più adatto al problema che vuoi risolvere.
Gestione della copertura delle apparecchiature
Conserva registri di copertura e prove insieme all’unità.
Storico di assistenza delle apparecchiature
Consulta interventi e prove precedenti prima della prossima decisione.
Come funziona il flusso
Segui il percorso dalla scheda dell’apparecchiatura alla prossima azione utile.
Risorse gratuite
Scegli il modello per la tua prossima attività
Prepara la prossima visita con un modello per il registro, la manutenzione, gli interventi o le richieste in garanzia ai fornitori.