Primi passi
Configurare il primo record reale di un’apparecchiatura
Crea una base utile cliente → sede → apparecchiatura senza preparare prima una grande migrazione.
Passo per passo
- Verifica le impostazioni predefinite dello spazio
Apri Impostazioni locali e conferma Paese dell’azienda, impostazioni locali, fuso orario, formato data, formato carta, presentazione della valuta ed etichette fiscali operative. Questi valori determinano come vengono presentati date, importi e PDF.
- Crea un cliente reale
Apri Clienti, scegli Aggiungi cliente e inserisci le informazioni stabili che la squadra già conosce. Per iniziare è sufficiente il nome; aggiungi contatti, dati aziendali e indirizzi quando sono utili al lavoro.
- Aggiungi la sede di installazione
Apri il nuovo cliente e aggiungi la sede effettiva in cui è installata l’apparecchiatura. Usa un nome chiaro, come Sede principale, Stabilimento 2 o Negozio sul lungofiume, invece di ripetere solo il nome del cliente.
- Registra un’apparecchiatura installata
Dalla sede scegli Aggiungi apparecchiatura. Registra un nome utile e i dati identificativi disponibili: produttore, modello, numero di serie, riferimento cespite, data di installazione o stato. I dati facoltativi mancanti possono essere completati in seguito.
- Allega prove utili
Apri l’apparecchiatura e aggiungi una fotografia della targhetta, un documento d’acquisto, un verbale di messa in servizio o un altro file che aiuti la prossima persona a identificarla o assisterla.
- Registra la copertura solo quando ci sono elementi a supporto
Se la squadra deve monitorare una garanzia o un contratto di assistenza, crea un record di copertura manuale e collega i file di supporto. Lascia la valutazione su Non verificata quando le prove sono incomplete.
- Aggiungi il primo passo operativo
Crea una richiesta di assistenza se qualcosa richiede già attenzione, oppure un piano di manutenzione ricorrente se il lavoro futuro è noto. EquipSpan diventa utile quando l’identità dell’apparecchiatura è collegata a ciò che accade dopo.
Primi passi
Gestire il flusso post-vendita quotidiano
Usa Panoramica, Richieste e Agenda come ordine di lavoro pratico invece di affidarti alla memoria.
Passo per passo
- Apri Cosa richiede attenzione
Inizia da Panoramica. Verifica richieste scadute e imminenti, coperture che richiedono attenzione, manutenzioni nella finestra di promemoria e apparecchiature cui mancano dati identificativi o prove utili.
- Gestisci le prossime azioni scadute
Apri ogni scheda urgente e decidi la prossima azione effettiva. Aggiorna la richiesta, registra un intervento, prepara una proposta, pianifica un intervento sul campo o sposta la data solo quando la responsabilità è realmente cambiata.
- Rivedi gli interventi di oggi
Apri Agenda e filtra gli interventi. Conferma assegnatario, orario, durata prevista, istruzioni di accesso e checklist di preparazione prima della partenza.
- Acquisisci i nuovi problemi come richieste
Quando arriva una chiamata, un’e-mail, un modulo web o un’osservazione interna, crea una richiesta per la sede e, quando nota, per l’apparecchiatura installata. Assegna a ogni richiesta aperta una prossima azione concreta.
- Registra il lavoro dove è avvenuto
Usa un intervento per attività da remoto, chiamate, decisioni e note. Usa l’esecuzione di un intervento solo quando qualcuno si reca effettivamente in sede. Entrambi arricchiscono la cronologia senza chiudere automaticamente la richiesta.
- Chiudi consapevolmente il ciclo operativo
Dopo il lavoro, verifica separatamente la richiesta. Decidi se è risolta, se richiede un seguito, attende un ricambio o una proposta, deve essere addebitata esternamente o richiede una rivalsa verso il fornitore.
Base delle apparecchiature
Creare clienti e sedi di installazione
Tieni distinto il cliente commerciale da ogni luogo fisico in cui sono installate le sue apparecchiature.
Passo per passo
- Apri Clienti
Cerca prima di creare un record, per evitare di duplicare lo stesso cliente. Modifica il filtro di stato se il cliente potrebbe essere stato archiviato.
- Aggiungi il cliente
Scegli Aggiungi cliente e inserisci il nome oltre a eventuali dati aziendali, contatti, riferimento fiscale, telefono, e-mail, sito web o note utili. Conserva qui il contesto stabile, non i dettagli di un singolo problema.
- Apri la scheda del cliente
Seleziona la riga salvata. La scheda è il punto di partenza a livello cliente per sedi, apparecchiature installate e link sicuri per le richieste.
- Aggiungi ogni sede reale
Scegli Aggiungi sede e registra un nome riconoscibile, indirizzo, contatto della sede e note di accesso. Crea sedi distinte quando i tecnici devono distinguere il luogo fisico delle apparecchiature.
- Prosegui dalla sede
Usa Aggiungi apparecchiatura per registrare un’unità direttamente nel contesto corretto, oppure crea un link sicuro per le richieste limitato a quel cliente e a quella sede.
- Archivia invece di eliminare lo storico
Archivia un cliente o una sede non più attivi. Lo storico di apparecchiature e assistenza rimane collegato e può essere ripristinato in seguito.
Base delle apparecchiature
Registrare le apparecchiature e i componenti importanti
Attribuisci all’unità fisica un’identità durevole, utile attraverso molte richieste e molti interventi.
Passo per passo
- Scegli il cliente e la sede corretti
Apri Apparecchiature e seleziona Aggiungi apparecchiatura. Conferma prima il cliente e poi la sede di installazione: questa relazione è la collocazione fisica del record.
- Dai all’unità un nome utile nel lavoro quotidiano
Usa la formulazione riconosciuta dalla squadra durante chiamate e interventi, ad esempio Pompa di calore sul tetto 4 oppure Stampante linea confezionamento. Il codice generato dell’apparecchiatura resta stabile per ricerche ed esportazioni.
- Registra l’identità disponibile
Aggiungi produttore, modello, numero di serie, riferimento cespite, data di installazione e stato quando sono noti. Informazioni parziali sono accettabili, ma una fotografia della targhetta è utile quando il numero di serie non può essere trascritto con certezza.
- Conserva un contesto pratico
Usa le note per informazioni stabili, come posizione, accesso, configurazione o vincoli noti. Inserisci invece le osservazioni specifiche di un problema nella richiesta o nell’intervento.
- Aggiungi componenti in modo selettivo
Crea un componente quando ha un proprio numero di serie, modello, copertura, documento o rilevanza per la sostituzione. Esempi: compressore, controller, banco batterie o unità interna.
- Usa Crea simile per unità ripetute
Quando più unità correlate condividono gran parte dei dati, crea con cura la prima e usa Crea simile. Verifica sede, numero di serie e riferimento cespite prima di salvare ogni copia.
- Mantieni aggiornato lo stato del ciclo di vita
Aggiorna lo stato quando un’unità è fuori servizio, sostituita o dismessa. Non rimuovere il record solo perché il lavoro attuale è concluso: lo storico durevole è lo scopo di EquipSpan.
Base delle apparecchiature
Allegare documenti e fotografie nel contesto corretto
Conserva le prove dove un altro utente le cercherebbe naturalmente, invece di creare un archivio fotografico separato.
Passo per passo
- Decidi che cosa dimostra il file
Prima di caricarlo, decidi se il file appartiene all’apparecchiatura installata, a un componente oppure a un intervento. Da questo dipende dove comparirà nello storico e nelle esportazioni.
- Apri l’apparecchiatura corretta
Per targhette, fatture, manuali, verbali di messa in servizio e fotografie generali, apri la scheda apparecchiatura e scegli Aggiungi documento.
- Scegli il destinatario
Allega il file all’apparecchiatura oppure seleziona un componente. Usa un tipo e una descrizione utili, così i risultati della ricerca spiegano la prova senza doverla aprire.
- Carica un file riservato supportato
Scegli il documento o la fotografia dal dispositivo. Il limite attuale è di 10 MB per file. EquipSpan lo archivia in modo riservato e, quando supportato, offre anteprima o download.
- Collega le prove alla copertura
Quando aggiungi o modifichi una copertura, seleziona i file già archiviati che supportano date, ambito o valutazione interna.
- Usa le fotografie dell’intervento per il lavoro sul campo
Durante un intervento, aggiungi le fotografie del lavoro in Esegui intervento. Rimangono parte di quell’attività invece di trasformarsi in file non contestualizzati nel record generale dell’apparecchiatura.
- Correggi con prudenza le fotografie di un intervento completato
Un Proprietario o Responsabile può aggiungere una fotografia migliore oppure rimuoverne una errata dopo il completamento senza riaprire l’intervento. Il rapporto resta completato e la correzione viene conservata nell’attività. Per il Tecnico, le prove completate sono in sola lettura.
Base delle apparecchiature
Registrare manualmente una garanzia o una copertura di assistenza
Conserva la valutazione operativa della squadra, la sua fonte e le date di verifica senza presentarla come una decisione legale.
Passo per passo
- Prepara le prove di supporto
Carica sull’apparecchiatura o sul componente i documenti di acquisto, installazione, messa in servizio, garanzia o contratto prima di registrare una valutazione certa.
- Scegli Aggiungi copertura
Apri la scheda apparecchiatura e crea un record di copertura con un nome e un tipo chiari.
- Identifica fornitore e riferimento
Registra produttore, installatore, fornitore o soggetto del contratto, oltre a qualsiasi riferimento esterno utile per una richiesta futura.
- Inserisci le date solo quando sono note
Aggiungi date di inizio, fine e ultima verifica in base alle prove disponibili. Stato delle date e valutazione umana restano separati: un intervallo di date attuale non dimostra che una riparazione specifica sia coperta.
- Scegli una valutazione interna
Seleziona Non verificata, Informazioni insufficienti, Probabilmente coperta, Non coperta, Copertura mista, Scaduta o Chiusa. È uno stato operativo della squadra, non una conclusione legale automatica.
- Descrivi ambito e limitazioni
Registra se ricambi, manodopera, uscita o manutenzione programmata risultano inclusi e conserva esclusioni note o questioni ancora aperte.
- Collega i file di origine
Seleziona i file che supportano il record, salvalo e rivedi la scheda copertura quando arrivano nuove prove o una decisione del fornitore.
Richieste e decisioni
Registrare e gestire una richiesta di assistenza
Acquisisci il problema, il suo contesto, la responsabilità e la prossima azione, con o senza necessità di un intervento sul posto.
Passo per passo
- Cerca prima di creare
Apri Richieste e controlla se lo stesso problema è già aperto. Usa filtri per stato, assegnatario e testo per evitare di dividere un unico caso in duplicati.
- Scegli Aggiungi richiesta
Seleziona il cliente e la sede di installazione obbligatoria. Collega l’apparecchiatura installata quando è nota; è possibile creare una richiesta a livello sede se l’unità esatta non è ancora identificata.
- Descrivi ciò che richiede attenzione
Scrivi un titolo breve e una descrizione sufficiente perché un’altra persona comprenda sintomo, tempistica e contesto rilevante. Seleziona origine e priorità.
- Assegna la responsabilità quando è utile
Scegli un assegnatario se una persona è responsabile della prossima azione operativa. Il lavoro non assegnato resta visibile, ma non dovrebbe restare fermo.
- Indica la prossima azione
Ogni richiesta aperta deve contenere una prossima azione concreta. Aggiungi una data di scadenza quando la squadra deve riesaminarla o eseguirla.
- Scegli uno stato veritiero
Usa lo stato che descrive la richiesta: nuova, in attesa di informazioni, valutata, in attesa di offerta, in attesa di autorizzazione, pianificata, in corso, in sospeso, risolta, chiusa o annullata.
- Prosegui senza forzare un intervento
Registra un intervento per chiamata, e-mail, attività da remoto, valutazione, decisione, nota o risoluzione. Pianifica un intervento sul campo solo quando la presenza è realmente necessaria.
- Verifica dopo ogni evento importante
La decisione su una proposta, un intervento completato, una risposta del fornitore o il completamento della manutenzione non chiudono silenziosamente la richiesta. Aggiornane consapevolmente stato e prossima azione.
Richieste e decisioni
Consentire a un cliente di segnalare un problema senza un account
Crea un link a tempo limitato, circoscritto a una sede cliente, e ricevi in sicurezza una richiesta strutturata.
Passo per passo
- Apri cliente e sede
Vai in Clienti, seleziona il cliente e trova la sede di installazione che deve ricevere le segnalazioni.
- Apri Link per la richiesta
Scegli l’azione del link richiesta per quella sede e verifica eventuali link precedenti attivi, scaduti o revocati.
- Scegli una scadenza
Seleziona per quanto tempo il link deve funzionare. Crea o sostituisci quello attivo quando cambia la relazione operativa.
- Copialo subito
L’URL leggibile viene mostrato solo alla sua creazione. Copialo nel canale usato con il cliente. EquipSpan conserva solo il record protetto del link, non una copia riutilizzabile in chiaro.
- Spiega che cosa fa il modulo
Chi segnala può descrivere il problema e fornire recapiti. Il link non crea un account, non espone il registro delle apparecchiature e non fornisce monitoraggio in tempo reale.
- Verifica la richiesta in arrivo
Una trasmissione valida crea una richiesta da modulo web, non assegnata e con priorità normale, corredata da un’azione di verifica concreta. Aprila, identifica l’apparecchiatura quando possibile, assegna la responsabilità e aggiorna la prossima azione.
- Revoca quando l’accesso deve terminare
Revoca subito il link se è stato inviato alla persona sbagliata, se la relazione con il cliente termina o se la sede non deve più accettare segnalazioni con quel canale.
Richieste e decisioni
Registrare un intervento e mantenere esplicita la prossima azione
Costruisci una cronologia affidabile delle attività da remoto e d’ufficio senza fingere che ogni intervento sia una visita in sede.
Passo per passo
- Apri la richiesta
Seleziona la richiesta nella cui cronologia deve comparire l’azione. Conferma che il contesto di cliente, sede e apparecchiatura sia corretto.
- Scegli Registra intervento
Seleziona il tipo di attività: Valutazione, Contatto, Intervento da remoto, Decisione, Nota o Risoluzione.
- Registra il canale
Scegli Interno, Telefono, E-mail, Da remoto, In sede o Altro, in modo che la cronologia indichi come si è svolta l’azione.
- Scrivi un riepilogo orientato all’esito
Registra ciò che è stato appreso, deciso o fatto e quali informazioni mancano ancora. Evita di copiare un’intera conversazione quando è più chiaro un riepilogo operativo conciso.
- Salva la voce della cronologia
Gli interventi sono storico operativo aggiuntivo: identificano chi ha registrato l’evento e quando.
- Aggiorna separatamente la richiesta
Dopo il salvataggio, verifica stato della richiesta, assegnatario, prossima azione e data di scadenza. L’intervento non li modifica deliberatamente senza che l’utente lo decida.
Richieste e decisioni
Preparare e registrare una proposta di intervento
Crea una proposta commerciale dettagliata nella richiesta e conserva la decisione del cliente.
Passo per passo
- Conferma prima le impostazioni locali
Prima di emettere la prima proposta, verifica valuta, separatori, precisione decimale, terminologia fiscale, aliquote, formato data e carta A4 o Letter. Queste impostazioni definiscono il PDF destinato al cliente.
- Apri la richiesta e scegli Bozza di proposta di intervento
La richiesta fornisce il contesto di cliente, sede e apparecchiatura. Dai alla proposta un titolo chiaro, un periodo di validità e un ambito pratico.
- Aggiungi righe dettagliate
Inserisci descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto e aliquota fiscale per ogni voce. EquipSpan ricalcola i totali sul server con la precisione locale configurata.
- Separa il contesto cliente da quello interno
Usa le note rivolte al cliente per condizioni o spiegazioni che devono comparire nel PDF. Conserva il contesto commerciale interno o del fornitore negli appositi record riservati.
- Verifica ed emetti
Controlla descrizioni delle voci, totali, valuta, date e identità del cliente prima dell’emissione. L’emissione blocca i dettagli commerciali rappresentati da quella versione della proposta.
- Scarica e invia il PDF
Scarica il PDF della proposta e invialo tramite il normale canale di comunicazione. EquipSpan registra la proposta; non dichiara che un’e-mail esterna sia stata consegnata salvo che tale funzione esista nel flusso corrente.
- Registra la decisione
Quando il cliente risponde, registra accettata, rifiutata o un altro esito disponibile, chi ha deciso, canale, data e note.
- Fai avanzare la richiesta
Dopo l’accettazione, decidi se pianificare un intervento, registrare un’attività da remoto o aggiornare un’altra prossima azione. La decisione sulla proposta non completa silenziosamente il lavoro operativo.
Interventi e attività sul campo
Pianificare e preparare un intervento in sede
Trasforma una richiesta aperta in un appuntamento chiaro senza trattare la pianificazione come lavoro completato.
Passo per passo
- Apri la richiesta
Conferma cliente, sede di installazione e apparecchiatura della richiesta. Se l’unità non è ancora nota, il contesto della sede resta disponibile per l’intervento.
- Scegli Pianifica intervento
Inserisci obiettivo, data, ora di inizio, durata prevista e assegnatario. La richiesta definisce il contesto operativo di questo appuntamento.
- Aggiungi note di accesso e preparazione
Registra le informazioni su accesso alla sede, contatto, sicurezza o arrivo di cui l’assegnatario ha bisogno prima di partire.
- Completa la checklist di preparazione
Verifica conferma del cliente, accesso alla sede, storico precedente e disponibilità di attrezzi o ricambi. Segna una voce come completata quando è stata eseguita oppure valutata consapevolmente non necessaria.
- Usa Agenda come pianificazione
Filtra gli interventi in arrivo, di oggi, passati, completati o annullati; usa il filtro per assegnatario per comprendere il lavoro di ciascuna persona.
- Aggiorna prima della partenza
Se cambiano orario, assegnatario, preparazione o annullamento, modifica l’intervento prima dell’esecuzione affinché la vista mobile rifletta il piano corrente.
Interventi e attività sul campo
Eseguire l’intervento da telefono o tablet
Acquisisci diagnosi, lavoro, checklist, fotografie, esito e presa visione facoltativa quando il contesto è ancora fresco.
Passo per passo
- Apri l’intervento assegnato
Da Agenda, seleziona l’appuntamento e verifica cliente, sede, apparecchiatura, obiettivo della richiesta e dettagli di preparazione prima di iniziare.
- Avvia o prosegui l’esecuzione
Apri Esegui intervento. Il record può restare Non avviato, In corso o In pausa finché l’attività sul campo non è pronta per il completamento.
- Registra la narrazione tecnica
Inserisci diagnosi, lavoro eseguito, rilevazioni o test, ricambi e materiali, esito e note di seguito. Scrivi quanto basta perché ufficio e prossimo tecnico comprendano quanto accaduto.
- Crea e completa la checklist
Aggiungi le verifiche pertinenti all’intervento e contrassegna ogni voce quando viene completata. Usa etichette specifiche che mantengano significato nel rapporto finale.
- Aggiungi fotografie del lavoro
Scatta una fotografia o scegline una dal dispositivo, inserisci una descrizione utile e caricala. Le immagini diventano parte delle prove dell’intervento.
- Acquisisci la presa visione facoltativa
Quando opportuno, registra nome e firma del ricevente come presa visione del rapporto. Non presentarla come accettazione automatica di prezzo, copertura o responsabilità legale.
- Salva l’avanzamento se il lavoro non è finito
Usa Salva avanzamento prima di uscire dal modulo oppure quando l’attività si interrompe. Un record parzialmente completato resta disponibile per l’utente autorizzato.
- Completa il rapporto di intervento
Rivedi checklist, testo, esito, fotografie e firma facoltativa, poi scegli Completa. L’intervento esce dall’agenda attiva, ma la richiesta principale necessita ancora di una decisione dell’ufficio.
Interventi e attività sul campo
Verificare e scaricare il PDF del rapporto di intervento
Produci un record di intervento leggibile usando date, numeri e formato carta A4 o Letter dello spazio di lavoro.
Passo per passo
- Apri l’intervento completato
Vai in Agenda, includi gli interventi completati se necessario e seleziona l’appuntamento pertinente.
- Verifica le prove a schermo
Controlla cliente e sede, apparecchiatura, tecnico, tempi, diagnosi, lavoro, rilevazioni, ricambi, checklist, esito, seguito, fotografie e presa visione facoltativa.
- Correggi errori nelle fotografie se autorizzato
Un Proprietario o Responsabile può aprire l’esecuzione e aggiungere o rimuovere una fotografia dell’intervento. Conferma le prove corrette prima di generare il PDF finale.
- Scarica il PDF
Scegli Scarica PDF. EquipSpan applica la presentazione locale dello spazio, il formato data e il formato carta A4 o Letter configurato.
- Esamina prima della condivisione esterna
Apri il documento generato e conferma che contenga le informazioni previste. Decidi se note interne, prove o firme sono appropriate per il destinatario.
- Torna alla richiesta
Usa il rapporto completato come prova, poi aggiorna separatamente stato e prossima azione della richiesta.
Seguito commerciale
Tenere separati il recupero dal fornitore e l’addebito al cliente
Mantieni visibili riparazione, rivalsa verso il fornitore e decisione di addebito al cliente come record distinti ma collegati.
Passo per passo
- Verifica copertura e prove
Apri la richiesta e lo storico dell’apparecchiatura. Controlla valutazione manuale della copertura, file di supporto, fotografie dell’intervento, diagnosi, ricambi e proposta prima di decidere come gestire il costo.
- Crea una rivalsa quando persegui un recupero
Scegli Crea rivalsa, identifica fornitore, riferimento esterno, copertura collegata e oggetto della richiesta. Imposta una prossima azione e una data di scadenza chiare.
- Fai avanzare la rivalsa con stati propri
Usa Bozza, In attesa di prove, Pronta per l’invio, Inviata, In attesa del fornitore, Sono necessarie ulteriori informazioni, Approvata, Approvata parzialmente, Rifiutata, Recuperata o Chiusa man mano che avanza il processo esterno.
- Registra gli importi senza trattarli come contabilità
Inserisci importi richiesti, approvati e recuperati quando utile. Sono valori di tracciamento operativo, non fatture, note di credito, movimenti bancari o registri fiscali.
- Allega e conserva le prove della rivalsa
Collega i file pertinenti dell’apparecchiatura e conserva risposte del fornitore, note e date nel record della rivalsa. Aggiorna la prossima azione finché il recupero non è effettivamente concluso.
- Registra separatamente la decisione sull’addebito al cliente
Usa Registra esito per indicare Non addebitabile, Inclusa nel contratto, Addebitabile, Parzialmente addebitabile o Rinunciata, oltre a importo previsto e motivazione.
- Segnala manualmente le tappe della fatturazione esterna
Sposta l’addebito in Pronta per fattura esterna, Fatturata fuori da EquipSpan, Pagamento segnalato, Stralciata o Non applicabile solo quando l’evento si è verificato effettivamente nel sistema esterno.
- Aggiorna la richiesta in autonomia
La richiesta può essere risolta operativamente mentre la rivalsa rimane aperta, oppure un addebito può essere segnalato mentre il lavoro tecnico continua. Mantieni ogni stato veritiero invece di forzare un’unica chiusura generale.
Attività ricorrenti
Creare manutenzione ricorrente e promemoria
Rendi visibile il lavoro ripetuto prima della scadenza e trasformalo deliberatamente in una richiesta quando è necessaria un’azione.
Passo per passo
- Apri l’apparecchiatura
Seleziona l’unità installata che riceve l’attività ricorrente. Aggiungi prima un componente se la ricorrenza riguarda una sotto-unità specifica.
- Scegli Aggiungi piano di manutenzione
Dai al piano un nome operativo chiaro e scegli tipo di manutenzione, componente correlato quando applicabile e utente responsabile.
- Definisci la ricorrenza
Imposta intervallo e unità, ad esempio ogni 3 mesi o ogni anno. Scegli se la prossima data avanza dalla data programmata o da quella di completamento effettivo.
- Imposta prossima scadenza e finestra di promemoria
Il valore dei giorni di avviso determina quando il piano compare in Cosa richiede attenzione. Diventa in prossima scadenza all’apertura della finestra, in scadenza oggi alla data prevista e scaduto dopo.
- Prepara l’ambito riutilizzabile della richiesta
Registra titolo, priorità e ambito della richiesta da riportare quando l’ufficio decide di creare una richiesta di assistenza da questo piano.
- Crea una richiesta consapevolmente
Quando il promemoria richiede un’azione, scegli Crea richiesta. Questo crea il caso operativo, ma non crea automaticamente un intervento.
- Registra il completamento
Dopo che la manutenzione è realmente avvenuta, registra data di completamento, eventuale richiesta collegata e note. EquipSpan conserva il completamento e calcola la data successiva secondo la base scelta.
- Verifica entrambi i record
Il completamento della manutenzione non chiude né modifica altrimenti una richiesta collegata. Aggiorna separatamente quella richiesta, poi conferma la nuova prossima scadenza.
Controllo e recupero
Trovare un record e lavorare per eccezioni
Cerca in tutto lo spazio di lavoro, quindi usa le eccezioni del parco per decidere che cosa merita attenzione.
Passo per passo
- Inizia dall’identificativo più forte
In Panoramica cerca cliente, sede, codice apparecchiatura, numero di serie, riferimento cespite, componente, nome della manutenzione, copertura, rivalsa, fotografia o descrizione del documento.
- Apri il contesto corrispondente
Seleziona un risultato per raggiungere la scheda cliente o apparecchiatura. EquipSpan mantiene disponibili attorno alla corrispondenza le relazioni fisiche e operative.
- Usa Cosa richiede attenzione
Torna a Panoramica e seleziona Tutti gli elementi aperti, Attenzione operativa, Attenzione sulla copertura, Manutenzione in scadenza o Qualità dei record.
- Leggi il motivo, non solo il conteggio
Ogni eccezione spiega perché il record è visibile: azione scaduta, finestra di promemoria attiva, verifica della copertura, identità mancante o assenza di file utili.
- Apri e risolvi la condizione alla fonte
Aggiorna il record reale di richiesta, manutenzione, copertura o apparecchiatura. Il conteggio in Panoramica dovrebbe cambiare perché il record di origine è migliore, non perché un’eccezione è stata ignorata.
Controllo e recupero
Esportare registri e un pacchetto delle prove dell’apparecchiatura
Porta dati strutturati in un foglio di calcolo oppure conserva il contesto di un’apparecchiatura con file e checksum.
Passo per passo
- Scegli lo scopo dell’esportazione
Usa il CSV Registro delle apparecchiature per il parco installato, il CSV Piano di manutenzione per la pianificazione futura oppure lo ZIP dell’apparecchiatura quando unità e prove devono essere verificate insieme.
- Seleziona l’ambito previsto
Per le apparecchiature scegli record attuali o tutti; per la manutenzione piani attivi o tutti. Evita di esportare più informazioni personali o operative di quante ne servano al destinatario.
- Scarica il CSV
Apri Report ed esportazioni e scegli l’azione Scarica CSV pertinente. I file usano dati UTF-8 portabili, adatti alla verifica in un foglio di calcolo.
- Apri l’apparecchiatura prima di esportare le prove
Per uno ZIP, apri la scheda dell’apparecchiatura specifica e scegli l’azione del pacchetto delle prove. Conferma che unità e contesto cliente siano corretti.
- Esamina il pacchetto
Lo ZIP può includere CSV di record, componenti, coperture, storico manutenzione, richieste, interventi, checklist, rivalse, file riservati, fotografie degli interventi, firme e un manifesto SHA-256.
- Verifica prima di condividere o archiviare
Leggi il README incluso e controlla i file sensibili. Conserva o trasmetti il pacchetto usando misure adeguate alla tua azienda e al destinatario.
Amministrazione dello spazio di lavoro
Aggiungere utenti e mantenere semplici i ruoli
Usa Proprietario, Responsabile e Tecnico per fornire un accesso pratico senza costruire una matrice di autorizzazioni complicata.
Passo per passo
- Scegli il ruolo più limitato adatto
Il Proprietario controlla l’intero spazio di lavoro e la squadra. Il Responsabile controlla operazioni e utenti Tecnico. Il Tecnico lavora sui record operativi consentiti e sulle attività sul campo assegnate.
- Apri Squadra e scegli Aggiungi utente
Inserisci nome reale del collega, e-mail di lavoro e ruolo. Non condividere un solo accesso fra più persone: l’attività è più utile quando ogni azione ha un’identità.
- Invia il link privato di attivazione
La persona riceve o ottiene un link a tempo limitato per creare una password ed entrare nello spazio di lavoro esistente. Non crea un account aziendale separato.
- Verifica gli accessi in attesa
Invia di nuovo o sostituisci l’accesso quando un link scade. Rimuovi un invito indirizzato in modo errato o non più necessario.
- Modifica o disattiva tempestivamente l’accesso
Quando cambiano le responsabilità, modifica il ruolo nella gerarchia consentita. Disattiva l’accesso quando una persona non opera più nello spazio di lavoro.
- Controlla l’effetto con il lavoro reale
Conferma che l’utente possa vedere e aggiornare i record richiesti dal suo ruolo, in particolare gli interventi assegnati, senza attribuire un controllo di squadra o commerciale non necessario.
Amministrazione dello spazio di lavoro
Configurare date, valuta, etichette fiscali e formato carta
Definisci una presentazione adatta ai diversi Paesi senza presumere che la sola lingua determini i formati aziendali.
Passo per passo
- Scegli Paese e lingua
Imposta il Paese dell’azienda e una delle lingue supportate nello spazio di lavoro: inglese, spagnolo, francese, italiano, portoghese o tedesco. Lingua e impostazioni locali sono scelte distinte.
- Conferma impostazioni locali e fuso orario
Usa impostazioni locali regionali valide, ad esempio it-IT o de-CH, e il fuso orario del luogo in cui opera l’azienda. Stati di scadenza e date visualizzate dipendono dal fuso orario dello spazio di lavoro.
- Scegli formato data e carta
Seleziona il formato data richiesto e il formato carta A4 o Letter. Non dedurre il formato carta dalla sola lingua dell’interfaccia.
- Definisci la presentazione della valuta
Inserisci il codice valuta di tre lettere, il simbolo, la posizione e la spaziatura. Scegli separatori delle migliaia e dei decimali, oltre alla precisione per quantità, prezzo unitario e importo.
- Rivedi terminologia e aliquote fiscali
I suggerimenti per Paese sono punti di partenza modificabili. Quando necessario, verifica con il consulente qualificato dell’azienda l’etichetta dell’identificativo aziendale, il nome dell’imposta indiretta e le aliquote operative.
- Usa l’anteprima in tempo reale
Controlla esempio di data, ora, quantità, prezzo, importo e imposta prima di salvare. Il separatore decimale e quello delle migliaia devono essere diversi.
- Genera documenti di prova
Crea o usa record di prova sicuri e controlla i PDF di proposta e di intervento. Prima dell’uso esterno, conferma date, totali, separatori, simboli, etichette fiscali, ritorni a capo e formato pagina.
Amministrazione dello spazio di lavoro
Gestire accesso, sicurezza e supporto
Controlla prova o abbonamento, scegli il piano e lo spazio adeguati, proteggi l’accesso e chiedi aiuto senza esporre informazioni riservate.
Passo per passo
- Controlla la prova prima della scadenza
Il Proprietario può aprire Piano e accesso per vedere le date esatte della prova, i giorni rimanenti e l’uso corrente dei posti squadra e dello spazio di archiviazione riservato. Il numero delle apparecchiature è solo informativo: clienti, sedi e apparecchiature installate sono illimitati in ogni piano a pagamento.
- Confronta i piani in base alla capacità effettiva
Team 3 include 3 utenti e 15 GB, Team 8 include 8 utenti e 60 GB, mentre Team 20 include 20 utenti e 200 GB. Tutti i piani includono le stesse funzioni. Utenti attivi e inviti in attesa occupano posti squadra; lo spazio è condiviso dallo spazio di lavoro.
- Scegli fatturazione mensile o annuale
Scegli Mensile per un abbonamento rinnovato mese per mese oppure Annuale al prezzo di dieci mesi. Seleziona il piano e rivedi la procedura di pagamento sicura di Paddle, comprese l’imposta applicabile e il totale finale, prima di pagare.
- Gestisci un abbonamento esistente
Il Proprietario può modificare piano o periodo di fatturazione da Piano e accesso. EquipSpan mostra l’importo proporzionale di Paddle prima di confermare una modifica immediata. Usa il portale clienti per dati di pagamento, fatture e opzioni di annullamento.
- Risolvi un pagamento non riuscito
Se Paddle segnala un pagamento scaduto, Piano e accesso mostra la scadenza esatta del periodo di tolleranza di sette giorni. Lo spazio di lavoro resta modificabile durante quel periodo. Apri il portale Paddle, aggiorna il metodo di pagamento e salda l’importo dovuto prima della scadenza.
- Comprendi l’accesso in sola lettura
Quando termina la prova di 21 giorni, scade il periodo di tolleranza del pagamento o un abbonamento viene sospeso, il server impedisce modifiche nello spazio di lavoro e l’invio di richieste esterne. Record esistenti, ricerca, report, PDF ed esportazioni restano disponibili per riesaminare e recuperare le informazioni aziendali.
- Usa una password personale e robusta
Crea una password di almeno 10 caratteri con lettere maiuscole e minuscole, un numero e un simbolo accettato. Non riutilizzare né condividere la password.
- Cambia una password conosciuta
Apri Sicurezza, inserisci la password attuale e scegline una nuova. Le altre sessioni attive vengono disconnesse dopo la modifica.
- Recupera una password dimenticata
Dalla schermata di accesso scegli l’azione per recuperare la password, inserisci l’e-mail di lavoro e usa il link privato di reimpostazione. Se il messaggio non arriva, controlla la posta indesiderata e verifica l’indirizzo inserito.
- Proteggi inviti e link di reimpostazione
Tratta i link di accesso come credenziali temporanee. Non inoltrarli a un’altra persona e scartali dopo l’uso o la scadenza.
- Segnala un caso concreto all’assistenza
Usa la pagina di assistenza di EquipSpan e indica nome dello spazio di lavoro, e-mail utente, codice del record, operazione che stavi eseguendo, risultato osservato e orario approssimativo. Gli screenshot sono utili se non espongono materiale riservato.
- Non inviare mai segreti
Non inviare per e-mail password, link leggibili per le richieste, token di reimpostazione o documenti del cliente non necessari. L’assistenza EquipSpan non deve avere bisogno della tua password.