Guida pratica al prodotto

Manuale pratico di EquipSpan

Usa questo manuale mentre lavori. Ogni argomento spiega quando usare un record, la sequenza consigliata e i limiti che impediscono a un’azione di modificare inaspettatamente un’altra parte del flusso.

Versione 1.3 · Aggiornato il 18 agosto 2026 · Italiano
01

Primi passi

Configurare il primo record reale di un’apparecchiatura

Crea una base utile cliente → sede → apparecchiatura senza preparare prima una grande migrazione.

Passo per passo

  1. Verifica le impostazioni predefinite dello spazio

    Apri Impostazioni locali e conferma Paese dell’azienda, impostazioni locali, fuso orario, formato data, formato carta, presentazione della valuta ed etichette fiscali operative. Questi valori determinano come vengono presentati date, importi e PDF.

  2. Crea un cliente reale

    Apri Clienti, scegli Aggiungi cliente e inserisci le informazioni stabili che la squadra già conosce. Per iniziare è sufficiente il nome; aggiungi contatti, dati aziendali e indirizzi quando sono utili al lavoro.

  3. Aggiungi la sede di installazione

    Apri il nuovo cliente e aggiungi la sede effettiva in cui è installata l’apparecchiatura. Usa un nome chiaro, come Sede principale, Stabilimento 2 o Negozio sul lungofiume, invece di ripetere solo il nome del cliente.

  4. Registra un’apparecchiatura installata

    Dalla sede scegli Aggiungi apparecchiatura. Registra un nome utile e i dati identificativi disponibili: produttore, modello, numero di serie, riferimento cespite, data di installazione o stato. I dati facoltativi mancanti possono essere completati in seguito.

  5. Allega prove utili

    Apri l’apparecchiatura e aggiungi una fotografia della targhetta, un documento d’acquisto, un verbale di messa in servizio o un altro file che aiuti la prossima persona a identificarla o assisterla.

  6. Registra la copertura solo quando ci sono elementi a supporto

    Se la squadra deve monitorare una garanzia o un contratto di assistenza, crea un record di copertura manuale e collega i file di supporto. Lascia la valutazione su Non verificata quando le prove sono incomplete.

  7. Aggiungi il primo passo operativo

    Crea una richiesta di assistenza se qualcosa richiede già attenzione, oppure un piano di manutenzione ricorrente se il lavoro futuro è noto. EquipSpan diventa utile quando l’identità dell’apparecchiatura è collegata a ciò che accade dopo.

02

Primi passi

Gestire il flusso post-vendita quotidiano

Usa Panoramica, Richieste e Agenda come ordine di lavoro pratico invece di affidarti alla memoria.

Passo per passo

  1. Apri Cosa richiede attenzione

    Inizia da Panoramica. Verifica richieste scadute e imminenti, coperture che richiedono attenzione, manutenzioni nella finestra di promemoria e apparecchiature cui mancano dati identificativi o prove utili.

  2. Gestisci le prossime azioni scadute

    Apri ogni scheda urgente e decidi la prossima azione effettiva. Aggiorna la richiesta, registra un intervento, prepara una proposta, pianifica un intervento sul campo o sposta la data solo quando la responsabilità è realmente cambiata.

  3. Rivedi gli interventi di oggi

    Apri Agenda e filtra gli interventi. Conferma assegnatario, orario, durata prevista, istruzioni di accesso e checklist di preparazione prima della partenza.

  4. Acquisisci i nuovi problemi come richieste

    Quando arriva una chiamata, un’e-mail, un modulo web o un’osservazione interna, crea una richiesta per la sede e, quando nota, per l’apparecchiatura installata. Assegna a ogni richiesta aperta una prossima azione concreta.

  5. Registra il lavoro dove è avvenuto

    Usa un intervento per attività da remoto, chiamate, decisioni e note. Usa l’esecuzione di un intervento solo quando qualcuno si reca effettivamente in sede. Entrambi arricchiscono la cronologia senza chiudere automaticamente la richiesta.

  6. Chiudi consapevolmente il ciclo operativo

    Dopo il lavoro, verifica separatamente la richiesta. Decidi se è risolta, se richiede un seguito, attende un ricambio o una proposta, deve essere addebitata esternamente o richiede una rivalsa verso il fornitore.

03

Base delle apparecchiature

Creare clienti e sedi di installazione

Tieni distinto il cliente commerciale da ogni luogo fisico in cui sono installate le sue apparecchiature.

Passo per passo

  1. Apri Clienti

    Cerca prima di creare un record, per evitare di duplicare lo stesso cliente. Modifica il filtro di stato se il cliente potrebbe essere stato archiviato.

  2. Aggiungi il cliente

    Scegli Aggiungi cliente e inserisci il nome oltre a eventuali dati aziendali, contatti, riferimento fiscale, telefono, e-mail, sito web o note utili. Conserva qui il contesto stabile, non i dettagli di un singolo problema.

  3. Apri la scheda del cliente

    Seleziona la riga salvata. La scheda è il punto di partenza a livello cliente per sedi, apparecchiature installate e link sicuri per le richieste.

  4. Aggiungi ogni sede reale

    Scegli Aggiungi sede e registra un nome riconoscibile, indirizzo, contatto della sede e note di accesso. Crea sedi distinte quando i tecnici devono distinguere il luogo fisico delle apparecchiature.

  5. Prosegui dalla sede

    Usa Aggiungi apparecchiatura per registrare un’unità direttamente nel contesto corretto, oppure crea un link sicuro per le richieste limitato a quel cliente e a quella sede.

  6. Archivia invece di eliminare lo storico

    Archivia un cliente o una sede non più attivi. Lo storico di apparecchiature e assistenza rimane collegato e può essere ripristinato in seguito.

04

Base delle apparecchiature

Registrare le apparecchiature e i componenti importanti

Attribuisci all’unità fisica un’identità durevole, utile attraverso molte richieste e molti interventi.

Passo per passo

  1. Scegli il cliente e la sede corretti

    Apri Apparecchiature e seleziona Aggiungi apparecchiatura. Conferma prima il cliente e poi la sede di installazione: questa relazione è la collocazione fisica del record.

  2. Dai all’unità un nome utile nel lavoro quotidiano

    Usa la formulazione riconosciuta dalla squadra durante chiamate e interventi, ad esempio Pompa di calore sul tetto 4 oppure Stampante linea confezionamento. Il codice generato dell’apparecchiatura resta stabile per ricerche ed esportazioni.

  3. Registra l’identità disponibile

    Aggiungi produttore, modello, numero di serie, riferimento cespite, data di installazione e stato quando sono noti. Informazioni parziali sono accettabili, ma una fotografia della targhetta è utile quando il numero di serie non può essere trascritto con certezza.

  4. Conserva un contesto pratico

    Usa le note per informazioni stabili, come posizione, accesso, configurazione o vincoli noti. Inserisci invece le osservazioni specifiche di un problema nella richiesta o nell’intervento.

  5. Aggiungi componenti in modo selettivo

    Crea un componente quando ha un proprio numero di serie, modello, copertura, documento o rilevanza per la sostituzione. Esempi: compressore, controller, banco batterie o unità interna.

  6. Usa Crea simile per unità ripetute

    Quando più unità correlate condividono gran parte dei dati, crea con cura la prima e usa Crea simile. Verifica sede, numero di serie e riferimento cespite prima di salvare ogni copia.

  7. Mantieni aggiornato lo stato del ciclo di vita

    Aggiorna lo stato quando un’unità è fuori servizio, sostituita o dismessa. Non rimuovere il record solo perché il lavoro attuale è concluso: lo storico durevole è lo scopo di EquipSpan.

05

Base delle apparecchiature

Allegare documenti e fotografie nel contesto corretto

Conserva le prove dove un altro utente le cercherebbe naturalmente, invece di creare un archivio fotografico separato.

Passo per passo

  1. Decidi che cosa dimostra il file

    Prima di caricarlo, decidi se il file appartiene all’apparecchiatura installata, a un componente oppure a un intervento. Da questo dipende dove comparirà nello storico e nelle esportazioni.

  2. Apri l’apparecchiatura corretta

    Per targhette, fatture, manuali, verbali di messa in servizio e fotografie generali, apri la scheda apparecchiatura e scegli Aggiungi documento.

  3. Scegli il destinatario

    Allega il file all’apparecchiatura oppure seleziona un componente. Usa un tipo e una descrizione utili, così i risultati della ricerca spiegano la prova senza doverla aprire.

  4. Carica un file riservato supportato

    Scegli il documento o la fotografia dal dispositivo. Il limite attuale è di 10 MB per file. EquipSpan lo archivia in modo riservato e, quando supportato, offre anteprima o download.

  5. Collega le prove alla copertura

    Quando aggiungi o modifichi una copertura, seleziona i file già archiviati che supportano date, ambito o valutazione interna.

  6. Usa le fotografie dell’intervento per il lavoro sul campo

    Durante un intervento, aggiungi le fotografie del lavoro in Esegui intervento. Rimangono parte di quell’attività invece di trasformarsi in file non contestualizzati nel record generale dell’apparecchiatura.

  7. Correggi con prudenza le fotografie di un intervento completato

    Un Proprietario o Responsabile può aggiungere una fotografia migliore oppure rimuoverne una errata dopo il completamento senza riaprire l’intervento. Il rapporto resta completato e la correzione viene conservata nell’attività. Per il Tecnico, le prove completate sono in sola lettura.

06

Base delle apparecchiature

Registrare manualmente una garanzia o una copertura di assistenza

Conserva la valutazione operativa della squadra, la sua fonte e le date di verifica senza presentarla come una decisione legale.

Passo per passo

  1. Prepara le prove di supporto

    Carica sull’apparecchiatura o sul componente i documenti di acquisto, installazione, messa in servizio, garanzia o contratto prima di registrare una valutazione certa.

  2. Scegli Aggiungi copertura

    Apri la scheda apparecchiatura e crea un record di copertura con un nome e un tipo chiari.

  3. Identifica fornitore e riferimento

    Registra produttore, installatore, fornitore o soggetto del contratto, oltre a qualsiasi riferimento esterno utile per una richiesta futura.

  4. Inserisci le date solo quando sono note

    Aggiungi date di inizio, fine e ultima verifica in base alle prove disponibili. Stato delle date e valutazione umana restano separati: un intervallo di date attuale non dimostra che una riparazione specifica sia coperta.

  5. Scegli una valutazione interna

    Seleziona Non verificata, Informazioni insufficienti, Probabilmente coperta, Non coperta, Copertura mista, Scaduta o Chiusa. È uno stato operativo della squadra, non una conclusione legale automatica.

  6. Descrivi ambito e limitazioni

    Registra se ricambi, manodopera, uscita o manutenzione programmata risultano inclusi e conserva esclusioni note o questioni ancora aperte.

  7. Collega i file di origine

    Seleziona i file che supportano il record, salvalo e rivedi la scheda copertura quando arrivano nuove prove o una decisione del fornitore.

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Richieste e decisioni

Registrare e gestire una richiesta di assistenza

Acquisisci il problema, il suo contesto, la responsabilità e la prossima azione, con o senza necessità di un intervento sul posto.

Passo per passo

  1. Cerca prima di creare

    Apri Richieste e controlla se lo stesso problema è già aperto. Usa filtri per stato, assegnatario e testo per evitare di dividere un unico caso in duplicati.

  2. Scegli Aggiungi richiesta

    Seleziona il cliente e la sede di installazione obbligatoria. Collega l’apparecchiatura installata quando è nota; è possibile creare una richiesta a livello sede se l’unità esatta non è ancora identificata.

  3. Descrivi ciò che richiede attenzione

    Scrivi un titolo breve e una descrizione sufficiente perché un’altra persona comprenda sintomo, tempistica e contesto rilevante. Seleziona origine e priorità.

  4. Assegna la responsabilità quando è utile

    Scegli un assegnatario se una persona è responsabile della prossima azione operativa. Il lavoro non assegnato resta visibile, ma non dovrebbe restare fermo.

  5. Indica la prossima azione

    Ogni richiesta aperta deve contenere una prossima azione concreta. Aggiungi una data di scadenza quando la squadra deve riesaminarla o eseguirla.

  6. Scegli uno stato veritiero

    Usa lo stato che descrive la richiesta: nuova, in attesa di informazioni, valutata, in attesa di offerta, in attesa di autorizzazione, pianificata, in corso, in sospeso, risolta, chiusa o annullata.

  7. Prosegui senza forzare un intervento

    Registra un intervento per chiamata, e-mail, attività da remoto, valutazione, decisione, nota o risoluzione. Pianifica un intervento sul campo solo quando la presenza è realmente necessaria.

  8. Verifica dopo ogni evento importante

    La decisione su una proposta, un intervento completato, una risposta del fornitore o il completamento della manutenzione non chiudono silenziosamente la richiesta. Aggiornane consapevolmente stato e prossima azione.

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Richieste e decisioni

Registrare un intervento e mantenere esplicita la prossima azione

Costruisci una cronologia affidabile delle attività da remoto e d’ufficio senza fingere che ogni intervento sia una visita in sede.

Passo per passo

  1. Apri la richiesta

    Seleziona la richiesta nella cui cronologia deve comparire l’azione. Conferma che il contesto di cliente, sede e apparecchiatura sia corretto.

  2. Scegli Registra intervento

    Seleziona il tipo di attività: Valutazione, Contatto, Intervento da remoto, Decisione, Nota o Risoluzione.

  3. Registra il canale

    Scegli Interno, Telefono, E-mail, Da remoto, In sede o Altro, in modo che la cronologia indichi come si è svolta l’azione.

  4. Scrivi un riepilogo orientato all’esito

    Registra ciò che è stato appreso, deciso o fatto e quali informazioni mancano ancora. Evita di copiare un’intera conversazione quando è più chiaro un riepilogo operativo conciso.

  5. Salva la voce della cronologia

    Gli interventi sono storico operativo aggiuntivo: identificano chi ha registrato l’evento e quando.

  6. Aggiorna separatamente la richiesta

    Dopo il salvataggio, verifica stato della richiesta, assegnatario, prossima azione e data di scadenza. L’intervento non li modifica deliberatamente senza che l’utente lo decida.

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Richieste e decisioni

Preparare e registrare una proposta di intervento

Crea una proposta commerciale dettagliata nella richiesta e conserva la decisione del cliente.

Passo per passo

  1. Conferma prima le impostazioni locali

    Prima di emettere la prima proposta, verifica valuta, separatori, precisione decimale, terminologia fiscale, aliquote, formato data e carta A4 o Letter. Queste impostazioni definiscono il PDF destinato al cliente.

  2. Apri la richiesta e scegli Bozza di proposta di intervento

    La richiesta fornisce il contesto di cliente, sede e apparecchiatura. Dai alla proposta un titolo chiaro, un periodo di validità e un ambito pratico.

  3. Aggiungi righe dettagliate

    Inserisci descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto e aliquota fiscale per ogni voce. EquipSpan ricalcola i totali sul server con la precisione locale configurata.

  4. Separa il contesto cliente da quello interno

    Usa le note rivolte al cliente per condizioni o spiegazioni che devono comparire nel PDF. Conserva il contesto commerciale interno o del fornitore negli appositi record riservati.

  5. Verifica ed emetti

    Controlla descrizioni delle voci, totali, valuta, date e identità del cliente prima dell’emissione. L’emissione blocca i dettagli commerciali rappresentati da quella versione della proposta.

  6. Scarica e invia il PDF

    Scarica il PDF della proposta e invialo tramite il normale canale di comunicazione. EquipSpan registra la proposta; non dichiara che un’e-mail esterna sia stata consegnata salvo che tale funzione esista nel flusso corrente.

  7. Registra la decisione

    Quando il cliente risponde, registra accettata, rifiutata o un altro esito disponibile, chi ha deciso, canale, data e note.

  8. Fai avanzare la richiesta

    Dopo l’accettazione, decidi se pianificare un intervento, registrare un’attività da remoto o aggiornare un’altra prossima azione. La decisione sulla proposta non completa silenziosamente il lavoro operativo.

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Interventi e attività sul campo

Pianificare e preparare un intervento in sede

Trasforma una richiesta aperta in un appuntamento chiaro senza trattare la pianificazione come lavoro completato.

Passo per passo

  1. Apri la richiesta

    Conferma cliente, sede di installazione e apparecchiatura della richiesta. Se l’unità non è ancora nota, il contesto della sede resta disponibile per l’intervento.

  2. Scegli Pianifica intervento

    Inserisci obiettivo, data, ora di inizio, durata prevista e assegnatario. La richiesta definisce il contesto operativo di questo appuntamento.

  3. Aggiungi note di accesso e preparazione

    Registra le informazioni su accesso alla sede, contatto, sicurezza o arrivo di cui l’assegnatario ha bisogno prima di partire.

  4. Completa la checklist di preparazione

    Verifica conferma del cliente, accesso alla sede, storico precedente e disponibilità di attrezzi o ricambi. Segna una voce come completata quando è stata eseguita oppure valutata consapevolmente non necessaria.

  5. Usa Agenda come pianificazione

    Filtra gli interventi in arrivo, di oggi, passati, completati o annullati; usa il filtro per assegnatario per comprendere il lavoro di ciascuna persona.

  6. Aggiorna prima della partenza

    Se cambiano orario, assegnatario, preparazione o annullamento, modifica l’intervento prima dell’esecuzione affinché la vista mobile rifletta il piano corrente.

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Interventi e attività sul campo

Eseguire l’intervento da telefono o tablet

Acquisisci diagnosi, lavoro, checklist, fotografie, esito e presa visione facoltativa quando il contesto è ancora fresco.

Passo per passo

  1. Apri l’intervento assegnato

    Da Agenda, seleziona l’appuntamento e verifica cliente, sede, apparecchiatura, obiettivo della richiesta e dettagli di preparazione prima di iniziare.

  2. Avvia o prosegui l’esecuzione

    Apri Esegui intervento. Il record può restare Non avviato, In corso o In pausa finché l’attività sul campo non è pronta per il completamento.

  3. Registra la narrazione tecnica

    Inserisci diagnosi, lavoro eseguito, rilevazioni o test, ricambi e materiali, esito e note di seguito. Scrivi quanto basta perché ufficio e prossimo tecnico comprendano quanto accaduto.

  4. Crea e completa la checklist

    Aggiungi le verifiche pertinenti all’intervento e contrassegna ogni voce quando viene completata. Usa etichette specifiche che mantengano significato nel rapporto finale.

  5. Aggiungi fotografie del lavoro

    Scatta una fotografia o scegline una dal dispositivo, inserisci una descrizione utile e caricala. Le immagini diventano parte delle prove dell’intervento.

  6. Acquisisci la presa visione facoltativa

    Quando opportuno, registra nome e firma del ricevente come presa visione del rapporto. Non presentarla come accettazione automatica di prezzo, copertura o responsabilità legale.

  7. Salva l’avanzamento se il lavoro non è finito

    Usa Salva avanzamento prima di uscire dal modulo oppure quando l’attività si interrompe. Un record parzialmente completato resta disponibile per l’utente autorizzato.

  8. Completa il rapporto di intervento

    Rivedi checklist, testo, esito, fotografie e firma facoltativa, poi scegli Completa. L’intervento esce dall’agenda attiva, ma la richiesta principale necessita ancora di una decisione dell’ufficio.

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Interventi e attività sul campo

Verificare e scaricare il PDF del rapporto di intervento

Produci un record di intervento leggibile usando date, numeri e formato carta A4 o Letter dello spazio di lavoro.

Passo per passo

  1. Apri l’intervento completato

    Vai in Agenda, includi gli interventi completati se necessario e seleziona l’appuntamento pertinente.

  2. Verifica le prove a schermo

    Controlla cliente e sede, apparecchiatura, tecnico, tempi, diagnosi, lavoro, rilevazioni, ricambi, checklist, esito, seguito, fotografie e presa visione facoltativa.

  3. Correggi errori nelle fotografie se autorizzato

    Un Proprietario o Responsabile può aprire l’esecuzione e aggiungere o rimuovere una fotografia dell’intervento. Conferma le prove corrette prima di generare il PDF finale.

  4. Scarica il PDF

    Scegli Scarica PDF. EquipSpan applica la presentazione locale dello spazio, il formato data e il formato carta A4 o Letter configurato.

  5. Esamina prima della condivisione esterna

    Apri il documento generato e conferma che contenga le informazioni previste. Decidi se note interne, prove o firme sono appropriate per il destinatario.

  6. Torna alla richiesta

    Usa il rapporto completato come prova, poi aggiorna separatamente stato e prossima azione della richiesta.

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Seguito commerciale

Tenere separati il recupero dal fornitore e l’addebito al cliente

Mantieni visibili riparazione, rivalsa verso il fornitore e decisione di addebito al cliente come record distinti ma collegati.

Passo per passo

  1. Verifica copertura e prove

    Apri la richiesta e lo storico dell’apparecchiatura. Controlla valutazione manuale della copertura, file di supporto, fotografie dell’intervento, diagnosi, ricambi e proposta prima di decidere come gestire il costo.

  2. Crea una rivalsa quando persegui un recupero

    Scegli Crea rivalsa, identifica fornitore, riferimento esterno, copertura collegata e oggetto della richiesta. Imposta una prossima azione e una data di scadenza chiare.

  3. Fai avanzare la rivalsa con stati propri

    Usa Bozza, In attesa di prove, Pronta per l’invio, Inviata, In attesa del fornitore, Sono necessarie ulteriori informazioni, Approvata, Approvata parzialmente, Rifiutata, Recuperata o Chiusa man mano che avanza il processo esterno.

  4. Registra gli importi senza trattarli come contabilità

    Inserisci importi richiesti, approvati e recuperati quando utile. Sono valori di tracciamento operativo, non fatture, note di credito, movimenti bancari o registri fiscali.

  5. Allega e conserva le prove della rivalsa

    Collega i file pertinenti dell’apparecchiatura e conserva risposte del fornitore, note e date nel record della rivalsa. Aggiorna la prossima azione finché il recupero non è effettivamente concluso.

  6. Registra separatamente la decisione sull’addebito al cliente

    Usa Registra esito per indicare Non addebitabile, Inclusa nel contratto, Addebitabile, Parzialmente addebitabile o Rinunciata, oltre a importo previsto e motivazione.

  7. Segnala manualmente le tappe della fatturazione esterna

    Sposta l’addebito in Pronta per fattura esterna, Fatturata fuori da EquipSpan, Pagamento segnalato, Stralciata o Non applicabile solo quando l’evento si è verificato effettivamente nel sistema esterno.

  8. Aggiorna la richiesta in autonomia

    La richiesta può essere risolta operativamente mentre la rivalsa rimane aperta, oppure un addebito può essere segnalato mentre il lavoro tecnico continua. Mantieni ogni stato veritiero invece di forzare un’unica chiusura generale.

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Attività ricorrenti

Creare manutenzione ricorrente e promemoria

Rendi visibile il lavoro ripetuto prima della scadenza e trasformalo deliberatamente in una richiesta quando è necessaria un’azione.

Passo per passo

  1. Apri l’apparecchiatura

    Seleziona l’unità installata che riceve l’attività ricorrente. Aggiungi prima un componente se la ricorrenza riguarda una sotto-unità specifica.

  2. Scegli Aggiungi piano di manutenzione

    Dai al piano un nome operativo chiaro e scegli tipo di manutenzione, componente correlato quando applicabile e utente responsabile.

  3. Definisci la ricorrenza

    Imposta intervallo e unità, ad esempio ogni 3 mesi o ogni anno. Scegli se la prossima data avanza dalla data programmata o da quella di completamento effettivo.

  4. Imposta prossima scadenza e finestra di promemoria

    Il valore dei giorni di avviso determina quando il piano compare in Cosa richiede attenzione. Diventa in prossima scadenza all’apertura della finestra, in scadenza oggi alla data prevista e scaduto dopo.

  5. Prepara l’ambito riutilizzabile della richiesta

    Registra titolo, priorità e ambito della richiesta da riportare quando l’ufficio decide di creare una richiesta di assistenza da questo piano.

  6. Crea una richiesta consapevolmente

    Quando il promemoria richiede un’azione, scegli Crea richiesta. Questo crea il caso operativo, ma non crea automaticamente un intervento.

  7. Registra il completamento

    Dopo che la manutenzione è realmente avvenuta, registra data di completamento, eventuale richiesta collegata e note. EquipSpan conserva il completamento e calcola la data successiva secondo la base scelta.

  8. Verifica entrambi i record

    Il completamento della manutenzione non chiude né modifica altrimenti una richiesta collegata. Aggiorna separatamente quella richiesta, poi conferma la nuova prossima scadenza.

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Controllo e recupero

Trovare un record e lavorare per eccezioni

Cerca in tutto lo spazio di lavoro, quindi usa le eccezioni del parco per decidere che cosa merita attenzione.

Passo per passo

  1. Inizia dall’identificativo più forte

    In Panoramica cerca cliente, sede, codice apparecchiatura, numero di serie, riferimento cespite, componente, nome della manutenzione, copertura, rivalsa, fotografia o descrizione del documento.

  2. Apri il contesto corrispondente

    Seleziona un risultato per raggiungere la scheda cliente o apparecchiatura. EquipSpan mantiene disponibili attorno alla corrispondenza le relazioni fisiche e operative.

  3. Usa Cosa richiede attenzione

    Torna a Panoramica e seleziona Tutti gli elementi aperti, Attenzione operativa, Attenzione sulla copertura, Manutenzione in scadenza o Qualità dei record.

  4. Leggi il motivo, non solo il conteggio

    Ogni eccezione spiega perché il record è visibile: azione scaduta, finestra di promemoria attiva, verifica della copertura, identità mancante o assenza di file utili.

  5. Apri e risolvi la condizione alla fonte

    Aggiorna il record reale di richiesta, manutenzione, copertura o apparecchiatura. Il conteggio in Panoramica dovrebbe cambiare perché il record di origine è migliore, non perché un’eccezione è stata ignorata.

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Controllo e recupero

Esportare registri e un pacchetto delle prove dell’apparecchiatura

Porta dati strutturati in un foglio di calcolo oppure conserva il contesto di un’apparecchiatura con file e checksum.

Passo per passo

  1. Scegli lo scopo dell’esportazione

    Usa il CSV Registro delle apparecchiature per il parco installato, il CSV Piano di manutenzione per la pianificazione futura oppure lo ZIP dell’apparecchiatura quando unità e prove devono essere verificate insieme.

  2. Seleziona l’ambito previsto

    Per le apparecchiature scegli record attuali o tutti; per la manutenzione piani attivi o tutti. Evita di esportare più informazioni personali o operative di quante ne servano al destinatario.

  3. Scarica il CSV

    Apri Report ed esportazioni e scegli l’azione Scarica CSV pertinente. I file usano dati UTF-8 portabili, adatti alla verifica in un foglio di calcolo.

  4. Apri l’apparecchiatura prima di esportare le prove

    Per uno ZIP, apri la scheda dell’apparecchiatura specifica e scegli l’azione del pacchetto delle prove. Conferma che unità e contesto cliente siano corretti.

  5. Esamina il pacchetto

    Lo ZIP può includere CSV di record, componenti, coperture, storico manutenzione, richieste, interventi, checklist, rivalse, file riservati, fotografie degli interventi, firme e un manifesto SHA-256.

  6. Verifica prima di condividere o archiviare

    Leggi il README incluso e controlla i file sensibili. Conserva o trasmetti il pacchetto usando misure adeguate alla tua azienda e al destinatario.

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Amministrazione dello spazio di lavoro

Aggiungere utenti e mantenere semplici i ruoli

Usa Proprietario, Responsabile e Tecnico per fornire un accesso pratico senza costruire una matrice di autorizzazioni complicata.

Passo per passo

  1. Scegli il ruolo più limitato adatto

    Il Proprietario controlla l’intero spazio di lavoro e la squadra. Il Responsabile controlla operazioni e utenti Tecnico. Il Tecnico lavora sui record operativi consentiti e sulle attività sul campo assegnate.

  2. Apri Squadra e scegli Aggiungi utente

    Inserisci nome reale del collega, e-mail di lavoro e ruolo. Non condividere un solo accesso fra più persone: l’attività è più utile quando ogni azione ha un’identità.

  3. Invia il link privato di attivazione

    La persona riceve o ottiene un link a tempo limitato per creare una password ed entrare nello spazio di lavoro esistente. Non crea un account aziendale separato.

  4. Verifica gli accessi in attesa

    Invia di nuovo o sostituisci l’accesso quando un link scade. Rimuovi un invito indirizzato in modo errato o non più necessario.

  5. Modifica o disattiva tempestivamente l’accesso

    Quando cambiano le responsabilità, modifica il ruolo nella gerarchia consentita. Disattiva l’accesso quando una persona non opera più nello spazio di lavoro.

  6. Controlla l’effetto con il lavoro reale

    Conferma che l’utente possa vedere e aggiornare i record richiesti dal suo ruolo, in particolare gli interventi assegnati, senza attribuire un controllo di squadra o commerciale non necessario.

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Amministrazione dello spazio di lavoro

Configurare date, valuta, etichette fiscali e formato carta

Definisci una presentazione adatta ai diversi Paesi senza presumere che la sola lingua determini i formati aziendali.

Passo per passo

  1. Scegli Paese e lingua

    Imposta il Paese dell’azienda e una delle lingue supportate nello spazio di lavoro: inglese, spagnolo, francese, italiano, portoghese o tedesco. Lingua e impostazioni locali sono scelte distinte.

  2. Conferma impostazioni locali e fuso orario

    Usa impostazioni locali regionali valide, ad esempio it-IT o de-CH, e il fuso orario del luogo in cui opera l’azienda. Stati di scadenza e date visualizzate dipendono dal fuso orario dello spazio di lavoro.

  3. Scegli formato data e carta

    Seleziona il formato data richiesto e il formato carta A4 o Letter. Non dedurre il formato carta dalla sola lingua dell’interfaccia.

  4. Definisci la presentazione della valuta

    Inserisci il codice valuta di tre lettere, il simbolo, la posizione e la spaziatura. Scegli separatori delle migliaia e dei decimali, oltre alla precisione per quantità, prezzo unitario e importo.

  5. Rivedi terminologia e aliquote fiscali

    I suggerimenti per Paese sono punti di partenza modificabili. Quando necessario, verifica con il consulente qualificato dell’azienda l’etichetta dell’identificativo aziendale, il nome dell’imposta indiretta e le aliquote operative.

  6. Usa l’anteprima in tempo reale

    Controlla esempio di data, ora, quantità, prezzo, importo e imposta prima di salvare. Il separatore decimale e quello delle migliaia devono essere diversi.

  7. Genera documenti di prova

    Crea o usa record di prova sicuri e controlla i PDF di proposta e di intervento. Prima dell’uso esterno, conferma date, totali, separatori, simboli, etichette fiscali, ritorni a capo e formato pagina.

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Amministrazione dello spazio di lavoro

Gestire accesso, sicurezza e supporto

Controlla prova o abbonamento, scegli il piano e lo spazio adeguati, proteggi l’accesso e chiedi aiuto senza esporre informazioni riservate.

Passo per passo

  1. Controlla la prova prima della scadenza

    Il Proprietario può aprire Piano e accesso per vedere le date esatte della prova, i giorni rimanenti e l’uso corrente dei posti squadra e dello spazio di archiviazione riservato. Il numero delle apparecchiature è solo informativo: clienti, sedi e apparecchiature installate sono illimitati in ogni piano a pagamento.

  2. Confronta i piani in base alla capacità effettiva

    Team 3 include 3 utenti e 15 GB, Team 8 include 8 utenti e 60 GB, mentre Team 20 include 20 utenti e 200 GB. Tutti i piani includono le stesse funzioni. Utenti attivi e inviti in attesa occupano posti squadra; lo spazio è condiviso dallo spazio di lavoro.

  3. Scegli fatturazione mensile o annuale

    Scegli Mensile per un abbonamento rinnovato mese per mese oppure Annuale al prezzo di dieci mesi. Seleziona il piano e rivedi la procedura di pagamento sicura di Paddle, comprese l’imposta applicabile e il totale finale, prima di pagare.

  4. Gestisci un abbonamento esistente

    Il Proprietario può modificare piano o periodo di fatturazione da Piano e accesso. EquipSpan mostra l’importo proporzionale di Paddle prima di confermare una modifica immediata. Usa il portale clienti per dati di pagamento, fatture e opzioni di annullamento.

  5. Risolvi un pagamento non riuscito

    Se Paddle segnala un pagamento scaduto, Piano e accesso mostra la scadenza esatta del periodo di tolleranza di sette giorni. Lo spazio di lavoro resta modificabile durante quel periodo. Apri il portale Paddle, aggiorna il metodo di pagamento e salda l’importo dovuto prima della scadenza.

  6. Comprendi l’accesso in sola lettura

    Quando termina la prova di 21 giorni, scade il periodo di tolleranza del pagamento o un abbonamento viene sospeso, il server impedisce modifiche nello spazio di lavoro e l’invio di richieste esterne. Record esistenti, ricerca, report, PDF ed esportazioni restano disponibili per riesaminare e recuperare le informazioni aziendali.

  7. Usa una password personale e robusta

    Crea una password di almeno 10 caratteri con lettere maiuscole e minuscole, un numero e un simbolo accettato. Non riutilizzare né condividere la password.

  8. Cambia una password conosciuta

    Apri Sicurezza, inserisci la password attuale e scegline una nuova. Le altre sessioni attive vengono disconnesse dopo la modifica.

  9. Recupera una password dimenticata

    Dalla schermata di accesso scegli l’azione per recuperare la password, inserisci l’e-mail di lavoro e usa il link privato di reimpostazione. Se il messaggio non arriva, controlla la posta indesiderata e verifica l’indirizzo inserito.

  10. Proteggi inviti e link di reimpostazione

    Tratta i link di accesso come credenziali temporanee. Non inoltrarli a un’altra persona e scartali dopo l’uso o la scadenza.

  11. Segnala un caso concreto all’assistenza

    Usa la pagina di assistenza di EquipSpan e indica nome dello spazio di lavoro, e-mail utente, codice del record, operazione che stavi eseguendo, risultato osservato e orario approssimativo. Gli screenshot sono utili se non espongono materiale riservato.

  12. Non inviare mai segreti

    Non inviare per e-mail password, link leggibili per le richieste, token di reimpostazione o documenti del cliente non necessari. L’assistenza EquipSpan non deve avere bisogno della tua password.

Hai bisogno di ulteriore assistenza?

Indica il record e i passaggi seguiti; non condividere mai la password.

Usa il modulo di assistenza e inserisci nome dello spazio di lavoro, codice del record, operazione tentata e risultato osservato.

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