Installierte Basis aufbauen
Legen Sie den Kunden an oder importieren Sie ihn, ergänzen Sie Standorte und erfassen Sie jede betreute Anlage mit den vorhandenen Informationen.
So funktioniert EquipSpan
Von der installierten Anlage bis zum nächsten sinnvollen Schritt.
EquipSpan folgt der tatsächlichen Arbeitsweise kleiner Installations- und Wartungsteams – auch bei Aufträgen, die ohne Anfahrt gelöst werden, oder Lieferantenregressen, die nach einer Reparatur offen bleiben.
Anlagenkontext bewahren
Ordnen Sie Komponenten, Seriennummern, Dokumente, Fotos, Abdeckungsdatensätze und Wartungspläne der richtigen Einheit zu.
Serviceauftrag aufnehmen und einordnen
Erfassen Sie ihn intern oder über einen sicheren Kundenlink; legen Sie danach Priorität, Zuständigkeit, Status und den nächsten Schritt fest.
Aus der Ferne lösen oder Einsatz vorbereiten
Dokumentieren Sie Kontakte, Prüfungen und Entscheidungen, ohne künstlich einen Einsatz zu erzeugen. Ist ein Vor-Ort-Termin nötig, planen Sie ihn mit dem Kontext von Anlage und Auftrag.
Ausführen und Nachweise sichern
Folgen Sie auf Mobilgerät oder Tablet der Checkliste, dokumentieren Sie Feststellungen, Fotos und Unterschrift und erstellen Sie anschließend den Einsatzbericht als PDF.
Offene Nachverfolgung abschließen
Behalten Sie Kundenangebote, erwartete und tatsächliche Beträge sowie Lieferantenregresse im Blick, bis die betriebliche und finanzielle Nachverfolgung abgeschlossen ist.
Ein Serviceauftrag ist nicht automatisch ein Einsatz
Dokumentieren Sie, was geschehen ist – auch wenn niemand vor Ort sein muss.
Die Verwaltung kann einen Auftrag aufnehmen, Maßnahmen dokumentieren, Informationen anfordern, ihn aus der Ferne lösen oder mit einer Begründung schließen. Ein Einsatz wird nur angelegt, wenn Arbeit vor Ort wirklich sinnvoll ist.
- Interner oder vom Kunden gemeldeter Auftrag
- Priorität, Zieldatum und Zuständigkeit
- Verbindlicher nächster Schritt, solange der Auftrag offen ist
- Eigenständiges Maßnahmenprotokoll
- Kein, ein oder mehrere verknüpfte Einsätze
Arbeit vor Ort bleibt im selben Datensatz
Ohne Kunde, Anlage oder ursprüngliches Problem erneut eingeben zu müssen.
Techniker öffnen einen vorbereiteten Einsatz mit Standort, Anlage, Historie und geplanten Prüfungen. Der Fortschritt lässt sich vor dem Abschluss speichern und fortsetzen.
Nach dem Einsatz
Die Arbeit vor Ort kann enden, während die kaufmännische Nachverfolgung weiterläuft.
Der Bericht kann abgeschlossen sein, während ein Angebot, eine Kundenabrechnung, ein Lieferantenregress oder eine Rückforderung noch nachverfolgt wird.
Kundenseitige Nachverfolgung
Erstellen Sie ein detailliertes Angebot, dokumentieren Sie die Kundenentscheidung und bewahren Sie das PDF mit den regionalen Einstellungen auf.
Lieferantenseitige Nachverfolgung
Bereiten Sie den Regress mit Anlage, Seriennummer, Nachweisen, gefordertem Betrag und Lieferantenantwort vor.
Finanzielles Ergebnis
Dokumentieren Sie erwartete und tatsächliche Kosten, Kundenabrechnungen, Rückforderungen beim Lieferanten und das Endergebnis.
Anlagenhistorie
Behalten Sie Auftrag, Einsätze, Dokumente, Regresse und Ergebnis in derselben Zeitleiste.