Häufige Fragen
Verstehen Sie EquipSpan, bevor Sie einen Arbeitsbereich erstellen.
Klare Antworten zu Produkt, Datenmodell, Testphase, Preisen, regionalen Formaten und den ausdrücklich genannten Grenzen.
Was ist EquipSpan?
EquipSpan ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich für kleine Unternehmen, die identifizierbare Anlagen bei Kunden installieren oder warten. Er verbindet Kunden, Standorte, installierte Anlagen, Serviceaufträge, Einsätze, Nachweise, Wartung, Abdeckungsdatensätze und nächste Schritte.
Für wen wurde EquipSpan entwickelt?
EquipSpan richtet sich an kleine Installations- und Wartungsteams, die Anlagen nach der Übergabe weiter betreuen. Dazu gehören Klima- und Kältetechnik, Notstrom- und USV-Spezialisten, Teams für gewerbliche Küchentechnik und andere technische Betriebe mit serialisierten Anlagen und wiederkehrendem Kundendienst.
Ersetzt EquipSpan ein ERP, CRM oder eine umfassende Field-Service-Suite?
Nein. EquipSpan konzentriert sich auf den Datensatz der installierten Anlage und die Arbeit im Kundendienst. Es ersetzt weder Steuerbuchhaltung noch Lohnabrechnung, erweiterte Einsatz- und Routenplanung, vollständige Lagerverwaltung oder eine unternehmensweite Wartungsplattform.
Erfordert jeder Serviceauftrag einen Einsatz?
Nein. Ein Auftrag kann ohne Vor-Ort-Termin erfasst, zugewiesen, untersucht und gelöst werden. Ist Feldarbeit notwendig, wird der Einsatz aus demselben Auftrag geplant, damit der ursprüngliche Kontext erhalten bleibt.
Kann ein Kunde ein Problem ohne EquipSpan-Konto melden?
Ja. Ein berechtigter Nutzer kann für einen Kundenstandort einen sicheren Link mit begrenzter Laufzeit erstellen. Der Kunde meldet das Problem ohne Konto; EquipSpan stellt es dem Team zur Prüfung im Auftragseingang bereit.
Entscheidet EquipSpan, ob eine Anlage rechtlich unter Gewährleistung steht?
Nein. Das Unternehmen dokumentiert und bewertet die Abdeckung manuell. EquipSpan hält relevante Daten, Dokumente, Notizen und Quellnachweise zusammen, entscheidet jedoch nicht über gesetzliche oder vertragliche Gewährleistungsrechte.
Können Anlagen Komponenten, Fotos und Dokumente enthalten?
Ja. Eine installierte Anlage kann Komponenten, Seriennummern, Dokumente und Kontextfotos enthalten. Dateien lassen sich der Hauptanlage oder einer bestimmten Komponente zuordnen, damit jeder Nachweis am richtigen Datensatz bleibt.
Wie werden wiederkehrende Wartungen behandelt?
Ein Team kann für eine installierte Anlage einen wiederkehrenden Wartungsplan mit Intervall und Erinnerungsfenster anlegen, anstehende oder überfällige Arbeiten sehen und jede Durchführung dokumentieren, während die vollständige Anlagenhistorie erhalten bleibt.
Was können Techniker auf Mobilgerät oder Tablet tun?
Zugewiesene Techniker können vorbereitete Einsätze prüfen, Arbeit starten oder pausieren, Checklisten abschließen, Notizen und Fotos ergänzen, bei Bedarf eine Empfangsbestätigung einholen und den Einsatzbericht abschließen.
Können Daten exportiert werden?
Ja. Berechtigte Nutzer können Anlagen- und Wartungsberichte als CSV exportieren sowie ZIP-Nachweisarchive mit einem SHA-256-Manifest erstellen. Bei jedem Auftrag entsteht außerdem ein detaillierter Angebots- oder Einsatzbericht als PDF.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja. Neue Arbeitsbereiche erhalten einen vollständigen 21-Tage-Test ohne Kreditkarte. Nach Ablauf bleiben vorhandene Datensätze, Suche, PDFs und Exporte im Lesemodus zugänglich, während betriebliche Änderungen eingeschränkt werden.
Welche Tarife gibt es?
Die Tarife Team 3, Team 8 und Team 20 unterscheiden sich bei aktiven Nutzern und gemeinsamem privatem Speicher. Alle Funktionen sind enthalten; Kunden, Standorte und installierte Anlagen haben keine zahlenmäßige Begrenzung.
Was passiert nach Ablauf des 21-Tage-Tests?
Betriebliche Änderungen wechseln in den Lesemodus, aber vorhandene Datensätze bleiben für Ansicht, Suche, PDF-Erstellung und Exporte zugänglich. Der Inhaber kann einen kostenpflichtigen Tarif wählen, um die normalen Bearbeitungsrechte wiederherzustellen.
Unterstützt EquipSpan regionale Formate?
Ja. Sprache, Land und regionale Einstellungen werden getrennt festgelegt. Der Arbeitsbereich steuert Datumsformat, Zeitzone, Währung, Dezimal- und Tausendertrennzeichen, Steuerbezeichnungen, Zahlenpräzision sowie PDFs in A4 oder Letter.
Wie werden Daten geschützt?
EquipSpan verwendet HTTPS, sichere Passwort-Hashes, rollenbasierten Zugriff, eine getrennte Datenbank je Arbeitsbereich und tägliche verschlüsselte Backups. Backup-Pakete werden auf einen separaten Aufbewahrungsserver kopiert und mit SHA-256-Prüfsummen kontrolliert.