Transcription
00:00 · Une réclamation à poursuivre
Nous allons suivre une réclamation de Panadería Norte, de la réponse du fournisseur à la réception d’un avoir. Le cas fictif concerne la pompe à chaleur UNIT-001. Trois montants nous aideront à comprendre le dossier : demandé, accepté et reçu. La ligne indiquera aussi la différence à vérifier, avec une personne responsable et une prochaine date.
00:24 · Télécharger et préparer la copie
Dans les Ressources d’EquipSpan, téléchargez Suivi des réclamations fournisseurs. Ouvrez le CSV dans Excel ou votre tableur habituel. Enregistrez une copie et remplacez l’exemple fictif par votre dossier. Si tout apparaît dans une seule colonne, choisissez la virgule et UTF-8. Conservez les dix-sept en-têtes d’origine, dans leur ordre. Chaque colonne décrit une partie distincte du suivi.
00:52 · Relier la réclamation à l’unité
Saisissez CLAIM-001 comme référence de réclamation et UNIT-001 comme référence d’équipement. Renseignez Fournisseur d’exemple et sa référence SUP-001. Gardez cette référence externe pour retrouver sa réponse ou échanger avec la personne qui s’occupe du dossier chez le fournisseur.
01:15 · Conserver l’envoi et la réponse
La réclamation a été envoyée le seize octobre. Enregistrez le lien vers les justificatifs pour retrouver le rapport et les pièces transmises. Le lien est fictif. Le vingt octobre, le fournisseur donne un accord partiel. Notez sa réponse dans Décision du fournisseur et conservez le document précisant ce qu’il accepte.
01:39 · Lire les trois montants
Indiquez EUR comme devise. Saisissez deux cent cinquante dans Montant demandé, deux cents dans Montant accepté et zéro dans Montant reçu. À ce stade, l’avoir n’est pas encore arrivé. Les trois montants concernent la même réclamation et la même devise. Nous les mettons à jour après vérification des documents.
02:04 · Attribuer l’action suivante
La prochaine action est de demander l’avoir accepté. Álex s’en charge et doit revoir le dossier le vingt-trois octobre. Gardez le statut Compensation en attente pendant cette étape. Au retour dans la ligne, nous retrouvons le document attendu, la personne responsable et la date de vérification.
02:28 · Actualiser après réception de l’avoir
Le vingt-trois octobre, nous confirmons un avoir de deux cents euros. Actualisez Montant reçu et conservez CN-001 avec sa date dans la référence de compensation. Cinquante euros restent à examiner. La prochaine action devient Vérifier l’écart de cinquante euros avec le fournisseur. Álex poursuit le trois novembre. La ligne conserve donc l’avoir reçu et la question qui reste ouverte.
02:55 · Le dossier dans EquipSpan
Dans la démo locale d’EquipSpan, la réclamation est liée à la demande et à l’équipement. Les montants réclamés, approuvés et récupérés correspondent au même cas, avec sa prochaine action. L’accord reste partiel pendant l’examen de l’écart. Le tableur et la démo sont préparés séparément, sans import ni synchronisation. Ces montants sont des données opérationnelles, pas un rapprochement bancaire.
03:23 · Un suivi facile à reprendre
Nous avons les justificatifs, un avoir documenté et une vérification à poursuivre. Commencez par un dossier, contrôlez ses trois montants, puis attribuez la prochaine action avec une échéance. Le modèle gratuit et le manuel pratique sont disponibles sur le site d’EquipSpan. Conservez les pièces du fournisseur avec la réclamation et avancez à votre rythme.