Manual práctico de EquipSpan

En Configuración regional, confirma país, configuración regional, zona horaria, formato de fecha, moneda, impuestos y tamaño de papel. Estos valores determinan cómo se muestran fechas, importes e informes PDF.

Crea el cliente con la información que ya conoces y añade la ubicación en la que está instalado el equipo. Utiliza un nombre de ubicación que el equipo reconozca de inmediato.

Desde la ubicación, selecciona Añadir equipo. Indica una denominación práctica e incorpora fabricante, modelo, número de serie, referencia interna, fecha de instalación y estado cuando estén disponibles.

Incluye una fotografía de la placa de características, el documento de compra, la puesta en marcha u otro archivo útil. No hace falta completar todos los datos el primer día.

Crea una solicitud si hay algo pendiente o un plan de mantenimiento si ya conoces la recurrencia. El registro resulta útil cuando la identidad del equipo queda vinculada a lo que debe ocurrir después.

Busca por cliente, ubicación, código de equipo, número de serie o documento. Antes de actuar, comprueba que el equipo y la ubicación son los correctos.

Anota el problema, prioridad, persona responsable y una siguiente acción concreta. Una solicitud abierta debe explicar qué falta por hacer y cuándo debe revisarse.

Registra diagnósticos, llamadas, decisiones y trabajo remoto como actuaciones. Si se necesita desplazamiento, programa una visita desde la misma solicitud.

La reparación puede estar finalizada mientras queda pendiente una reclamación al proveedor o el cobro al cliente. Conserva cada seguimiento en su propio registro.

Introduce el nombre que usa la empresa, datos de contacto, referencia, identificación fiscal y notas solo cuando aporten valor operativo.

Registra la dirección, el contacto de la ubicación y las indicaciones de acceso. Evita usar la dirección del cliente como sustituto de una ubicación concreta.

Edita los datos cuando cambien. Si una ubicación deja de utilizarse, archívala en lugar de eliminarla: su historial puede seguir siendo necesario.

El enlace de mapa facilita la llegada a la ubicación; no sustituye las instrucciones de acceso ni confirma que la dirección sea válida.

Selecciona cliente y ubicación, asigna un nombre claro y añade fabricante, modelo, número de serie, referencia de activo, fechas y estado conocidos.

Registra por separado los componentes con su propio fabricante, modelo, número de serie o historial de sustitución. No conviertas cada pieza menor en un componente si no necesita seguimiento.

Al mover o sustituir una unidad, indica el motivo. EquipSpan conserva el historial de ubicaciones y componentes para que no se pierda el contexto anterior.

El estado describe la situación registrada por el equipo; no certifica seguridad, conformidad ni cobertura legal.

Para documentación general, abre el equipo. Si el archivo pertenece a un componente concreto, selecciona ese componente antes de adjuntarlo.

Elige un tipo y escribe una descripción breve que permita identificarlo sin abrirlo. Una imagen de placa debe poder distinguirse de una fotografía de una visita.

Los archivos son privados dentro del espacio de trabajo. Comprueba que no contienen información innecesaria o datos personales que no deban conservarse.

Una fotografía o documento puede respaldar una decisión, pero no determina por sí mismo una garantía, una certificación o una obligación contractual.

Identifica el proveedor, la referencia, el tipo de cobertura, las fechas conocidas, el alcance, las limitaciones y las notas necesarias.

Relaciona los documentos y fotografías que ayudan a revisar la cobertura: compra, instalación, puesta en marcha, contrato o comunicaciones.

La aplicación muestra el estado derivado de las fechas por separado de la valoración del equipo. Deja la valoración como Pendiente de revisión si faltan pruebas.

Antes de repercutir un coste o reclamar al proveedor, revisa el registro, la evidencia y las condiciones aplicables con la persona responsable.

Toda solicitud debe pertenecer a una ubicación activa. Vincula el equipo cuando ya se conozca, pero no inventes una relación si aún no está confirmada.

Registra lo comunicado u observado, la prioridad, la persona que lo notificó y la persona responsable cuando corresponda.

En una solicitud abierta, especifica una acción verificable y una fecha objetivo. «Revisar» solo es útil si explica qué debe revisarse.

Las actuaciones, visitas, propuestas, reclamaciones y resultados económicos no modifican la solicitud de forma automática. Revisa su estado al terminar cada paso.

Desde una ubicación activa, crea un enlace de solicitud e indica su caducidad. El enlace queda limitado a ese cliente y esa ubicación.

La parte secreta se muestra una sola vez al crearlo. Envíala por el canal acordado y no la incluyas en lugares públicos.

El formulario crea una solicitud sin asignar con una acción inicial de revisión. Comprueba el contexto antes de asignar prioridad o responsable.

Crear un enlace nuevo invalida el anterior. Revócalo si deja de ser necesario o si sospechas que se ha compartido indebidamente.

Comprueba cliente, ubicación y equipo antes de registrar la actuación.

Distingue entre valoración, contacto, acción remota, decisión, nota o resolución, e indica si tuvo lugar por teléfono, correo, remoto, en la ubicación u otro canal.

Resume qué se ha aprendido, decidido o hecho y qué información falta. Evita copiar conversaciones completas cuando una conclusión breve basta.

La actuación se añade a la cronología, pero no cambia por sí sola el estado, la persona responsable ni la fecha objetivo de la solicitud.

Antes de emitir la primera propuesta, comprueba moneda, separadores, precisión, impuestos, formato de fecha y tamaño de papel. Esos valores se reflejan en el PDF.

La solicitud aporta cliente, ubicación y equipo. Añade título, validez, alcance práctico y las líneas necesarias.

Indica descripción, cantidad, precio unitario, descuento e impuesto. Revisa los totales, la moneda y la identidad del cliente antes de emitir.

Al emitir se bloquean los datos comerciales de esa versión. Cuando el cliente responda, registra la decisión, la persona, el canal, la fecha y las notas.

Una aceptación no programa una visita ni cierra una solicitud. Decide el siguiente paso operativo por separado.

Abre la solicitud y crea la visita desde ella. Así se conservan cliente, ubicación, equipo, prioridad y antecedentes.

Indica la fecha y hora previstas, duración, persona asignada y objetivo. Evita presentar la agenda como un optimizador de rutas.

Revisa documentación, fotografías, cobertura, actuaciones, propuesta y acciones pendientes antes de desplazarte.

Un cambio de cita no resuelve la solicitud. Ajusta también la siguiente acción cuando corresponda.

Comprueba cliente, ubicación, equipo y objetivo antes de iniciar la ejecución.

Anota diagnóstico, trabajo efectuado, lecturas, piezas y resultado con hechos verificables.

Usa la lista de comprobación cuando exista. Añade observaciones cuando se detecte una incidencia.

Incluye evidencia relevante y explica qué muestra cada fotografía.

Al completar la visita se guarda el informe de campo; la solicitud conserva su estado y siguiente acción hasta que se actualicen expresamente.

En Agenda, muestra las visitas finalizadas y selecciona la correspondiente.

Comprueba contexto, técnico, fechas, diagnóstico, trabajo, lecturas, piezas, comprobaciones, fotografías y firma antes de descargar.

EquipSpan aplica los formatos de fecha, importes y tamaño A4 o Carta configurados.

Comprueba que las notas, fotografías y firmas incluidas sean adecuadas para el destinatario.

Consulta solicitud, equipo, cobertura, archivos, visita, diagnóstico y propuesta antes de decidir.

Indica proveedor, referencia externa, cobertura relacionada, importes de seguimiento, siguiente acción y fecha objetivo.

Registra envío, espera de evidencia, respuesta, aprobación, rechazo o recuperación conforme avance el proceso externo.

Indica si el trabajo es cobrable, está incluido en contrato, se repercute parcialmente o se exime. La facturación externa se comunica cuando realmente ocurre.

La solicitud puede estar resuelta mientras la reclamación o el cobro siguen abiertos.

Abre la ficha correcta antes de crear el plan.

Indica nombre operativo, responsable, intervalo, base de cálculo y próxima fecha prevista.

El margen de recordatorio determina cuándo aparecerá la tarea como próxima, prevista para hoy o vencida.

Guarda título, prioridad y alcance para poder crear una solicitud cuando el aviso requiera actuación.

Tras realizar el mantenimiento, anota fecha, solicitud vinculada y notas. La fecha siguiente se calcula según la base elegida.

Desde el panel, busca cliente, ubicación, código, número de serie, componente, cobertura, mantenimiento, reclamación o archivo.

Selecciona el resultado para acceder a la ficha de cliente o equipo sin perder sus relaciones.

Filtra por operaciones, cobertura, mantenimiento o calidad del registro y lee el motivo de cada aviso.

Actualiza la solicitud, cobertura, mantenimiento o equipo correspondiente. No ocultes una excepción sin resolver la causa.

Utiliza CSV para registros de equipos o agenda de mantenimiento y el paquete ZIP cuando debas revisar una unidad con su evidencia.

Exporta solo los registros y datos personales que el destinatario necesita.

El ZIP puede contener datos del equipo, componentes, cobertura, mantenimiento, solicitudes, visitas, archivos y un manifiesto SHA-256.

Lee el archivo de instrucciones y protege la información sensible durante su conservación o envío.

Propietario administra el espacio y la facturación; Responsable gestiona la operación; Técnico accede al trabajo técnico que tiene asignado.

Introduce el correo de trabajo y revisa el rol. La invitación ocupa una plaza hasta que se acepte o cancele.

Actualiza el rol o elimina el acceso cuando cambie la responsabilidad de una persona.

Cada persona debe utilizar sus propias credenciales para mantener un historial de actividad fiable.

El idioma de la interfaz y la configuración regional son decisiones separadas.

Las fechas mostradas y los vencimientos dependen de la zona horaria del espacio de trabajo.

Indica código, símbolo, posición, espaciado, separadores y precisión para cantidades, precios unitarios e importes.

Confirma las etiquetas y tipos con asesoramiento cualificado cuando sea necesario, y prueba los PDF A4 o Carta antes de compartirlos.

El Propietario puede consultar fechas de prueba, plazas de equipo y almacenamiento privado desde Plan y acceso.

Al finalizar la prueba o una suscripción, los registros, búsquedas, informes y exportaciones siguen disponibles, pero el servidor bloquea los cambios operativos.

Utiliza una contraseña individual y robusta. Cámbiala desde Seguridad o usa la recuperación si no la recuerdas.

Trata invitaciones, restablecimientos y enlaces de solicitud como credenciales de duración limitada.

En Soporte, incluye espacio de trabajo, correo, código del registro, pasos realizados, resultado y hora aproximada. No envíes contraseñas ni secretos.