Manual prático do EquipSpan

Abra Configurações regionais e confirme o país da empresa, a localidade, o fuso horário, o formato de data, o tamanho do papel, a apresentação da moeda e os rótulos tributários de trabalho. Esses valores definem como datas, valores e PDFs são apresentados.

Abra Clientes, escolha Adicionar cliente e informe os dados estáveis que sua equipe já conhece. Um nome basta para começar; inclua contato, empresa e endereço quando esses dados ajudarem no trabalho.

Abra o novo cliente e adicione o local real onde o equipamento está instalado. Use um nome claro, como Sede, Fábrica 2 ou Loja Riverside, em vez de repetir apenas o nome do cliente.

No local, escolha Adicionar equipamento. Informe um nome útil e os dados de identificação disponíveis: fabricante, modelo, número de série, referência do ativo, data de instalação ou status. Dados opcionais podem ser preenchidos depois.

Abra o equipamento e adicione uma foto da placa de identificação, documento de compra, registro de comissionamento ou outro arquivo que ajude a próxima pessoa a identificar ou atender o equipamento.

Se a equipe precisar acompanhar uma garantia ou contrato de serviço, crie um registro manual de cobertura e vincule os arquivos de apoio. Mantenha a avaliação como Não revisada quando as evidências estiverem incompletas.

Crie uma solicitação de atendimento se algo já precisar de atenção ou adicione um plano de manutenção recorrente quando houver trabalho futuro conhecido. O EquipSpan se torna útil quando a identidade do equipamento está conectada ao que deve acontecer em seguida.

Comece em Visão geral. Revise solicitações em atraso e próximas do prazo, coberturas que precisam de atenção, manutenções dentro da janela de aviso e equipamentos sem identificação ou evidências úteis.

Abra cada cartão urgente e decida qual é a próxima ação real. Atualize a solicitação, registre um atendimento, prepare uma proposta, agende uma visita ou altere o prazo somente quando a responsabilidade tiver realmente mudado.

Abra Agenda e filtre os atendimentos. Confirme responsável, horário, duração prevista, instruções de acesso e lista de preparação antes do deslocamento.

Quando chegar uma ligação, e-mail, formulário web ou observação interna, crie uma solicitação para o local e, quando conhecido, para o equipamento instalado. Dê a cada solicitação aberta uma próxima ação concreta.

Use um atendimento para trabalho remoto, ligações, decisões e observações. Use a execução de visita apenas quando alguém realmente comparecer ao local. Ambos contribuem para o histórico sem encerrar a solicitação automaticamente.

Depois do trabalho, revise a solicitação separadamente. Decida se ela foi resolvida, precisa de acompanhamento, aguarda uma peça ou proposta, deve ser cobrada externamente ou exige recuperação junto ao fornecedor.

Pesquise primeiro para evitar criar o mesmo cliente duas vezes. Altere o filtro de status se o cliente puder estar arquivado.

Escolha Adicionar cliente e informe o nome, além de dados úteis de empresa, contato, identificação fiscal, telefone, e-mail, site ou observações. Guarde aqui o contexto estável, não os detalhes de uma ocorrência específica.

Selecione a linha salva. Os detalhes são o ponto de partida no nível do cliente para locais, equipamentos instalados e links seguros de solicitação.

Escolha Adicionar local e registre um nome reconhecível, endereço, contato no local e observações de acesso. Crie locais separados quando os técnicos precisarem distinguir onde o equipamento está fisicamente instalado.

Use Adicionar equipamento para registrar um equipamento no contexto correto ou crie um link seguro de solicitação limitado a esse cliente e local.

Arquive um cliente ou local que já não esteja ativo. O histórico de equipamentos instalados e atendimentos permanece conectado e pode ser restaurado depois.

Abra Equipamentos e selecione Adicionar equipamento. Confirme primeiro o cliente e depois o local de instalação; essa relação é o endereço físico do registro.

Use a expressão reconhecida pela equipe em ligações e atendimentos, como Bomba de calor do telhado 4 ou Impressora da linha de embalagem. O código gerado do equipamento permanece estável para buscas e exportações.

Inclua fabricante, modelo, número de série, referência do ativo, data de instalação e status quando conhecidos. Informações parciais são aceitáveis, mas uma foto da placa de identificação ajuda quando o número de série não pode ser digitado com segurança.

Use observações para informações estáveis do equipamento, como posição, acesso, configuração ou limitações conhecidas. Coloque observações específicas de uma ocorrência na solicitação ou no atendimento.

Crie um componente quando ele tiver número de série, modelo, cobertura, documento ou relevância de substituição próprios. Exemplos incluem compressor, controlador, banco de baterias ou unidade interna.

Quando várias unidades relacionadas compartilham a maior parte dos dados, cadastre a primeira com cuidado e use Criar semelhante. Confirme local, número de série e referência do ativo antes de salvar cada cópia.

Atualize o status quando um equipamento estiver inativo, for substituído ou desativado. Não remova o registro apenas porque a atividade atual terminou; o histórico duradouro é a finalidade do EquipSpan.

Antes de enviar, decida se o arquivo pertence ao equipamento instalado, a um componente ou a um atendimento. Isso define onde ele aparecerá no histórico e nas exportações.

Para placas de identificação, notas fiscais, manuais, registros de comissionamento e fotos gerais do equipamento, abra os detalhes do equipamento e escolha Adicionar documento.

Vincule o arquivo ao equipamento ou selecione um componente. Use um tipo e uma descrição úteis para que os resultados de busca expliquem a evidência sem precisar abri-la.

Escolha o documento ou a foto no dispositivo. O limite atual é de 10 MB por arquivo. O EquipSpan armazena o conteúdo de forma privada e fornece visualização ou download quando houver suporte.

Ao adicionar ou editar um registro de cobertura, selecione os arquivos já armazenados que sustentam as datas, o escopo ou a avaliação interna.

Durante um atendimento, adicione fotos do serviço em Executar atendimento. Elas permanecem ligadas àquela intervenção, em vez de se tornarem arquivos sem contexto no cadastro geral do equipamento.

O proprietário ou gestor pode adicionar uma foto melhor ou remover uma foto incorreta depois da conclusão sem reabrir o atendimento. O relatório permanece concluído e a correção fica registrada no histórico. Para o técnico, as evidências concluídas ficam somente para leitura.

Envie os documentos de compra, instalação, comissionamento, garantia ou contrato para o equipamento ou componente antes de registrar uma avaliação segura.

Abra os detalhes do equipamento e crie um registro de cobertura com nome e tipo claros.

Registre o fabricante, instalador, fornecedor ou responsável pelo contrato, além de qualquer referência externa que ajude em uma futura consulta.

Adicione datas de início, término e última revisão a partir das evidências disponíveis. O status de data e a avaliação humana permanecem separados: um período vigente não prova que determinado reparo esteja coberto.

Selecione Não revisada, Informações insuficientes, Provavelmente coberta, Não coberta, Cobertura parcial, Expirada ou Encerrada. Esse é um status de trabalho da equipe, não uma conclusão jurídica automática.

Registre se peças, mão de obra, deslocamento ou manutenção programada parecem estar incluídos e preserve exclusões conhecidas ou dúvidas ainda sem resposta.

Selecione os arquivos que sustentam o registro, salve-o e revise o cartão de cobertura sempre que surgirem novas evidências ou uma decisão do fornecedor.

Abra Solicitações e verifique se a mesma ocorrência já está em aberto. Use os filtros de status, responsável e texto para não dividir um caso em registros duplicados.

Selecione o cliente e o local de instalação obrigatório. Vincule o equipamento instalado quando ele for conhecido; é possível criar uma solicitação no nível do local quando o equipamento exato ainda não foi identificado.

Escreva um título breve e uma descrição suficiente para que outra pessoa entenda o sintoma, o momento e o contexto relevante. Selecione a origem e a prioridade.

Escolha um responsável quando uma pessoa tiver a próxima ação operacional. O trabalho sem responsável permanece visível, mas não deve ficar sem acompanhamento.

Toda solicitação em aberto deve conter uma próxima ação concreta. Adicione um prazo quando a equipe precisar revisá-la ou executá-la.

Use o status que descreve a própria solicitação: nova, aguardando informações, classificada, aguardando proposta, aguardando autorização, agendada, em andamento, em espera, resolvida, encerrada ou cancelada.

Registre um atendimento para ligação, e-mail, ação remota, avaliação, decisão, observação ou resolução. Agende uma visita somente quando o comparecimento ao local for realmente necessário.

Uma decisão de proposta, visita concluída, resposta de fornecedor ou conclusão de manutenção não encerra silenciosamente a solicitação. Atualize conscientemente o status e a próxima ação.

Vá a Clientes, selecione o cliente e localize o local de instalação que deve receber as solicitações.

Escolha a ação de link de solicitação para esse local e revise eventuais links anteriores ativos, vencidos ou revogados.

Selecione por quanto tempo o link deve funcionar. Crie ou substitua o link ativo quando a relação operacional mudar.

A URL legível é exibida somente no momento da criação. Copie-a para o canal usado com o cliente. O EquipSpan armazena apenas o registro protegido do link, não uma cópia reutilizável em texto simples.

Quem informa a ocorrência pode descrevê-la e fornecer dados de contato. O link não cria uma conta, não expõe o cadastro de equipamentos nem oferece acompanhamento em tempo real.

Um envio válido cria uma solicitação de formulário web, sem responsável, com prioridade normal e uma ação concreta de revisão. Abra-a, identifique o equipamento quando possível, atribua responsabilidade e atualize a próxima ação.

Revogue o link imediatamente se ele tiver sido enviado à pessoa errada, se a relação com o cliente terminar ou se o local não dever mais aceitar solicitações por esse canal.

Selecione a solicitação cujo histórico deve receber a ação. Confirme se o contexto de cliente, local e equipamento está correto.

Selecione o tipo de atividade: Avaliação, Contato, Atendimento remoto, Decisão, Observação ou Resolução.

Escolha Interno, Telefone, E-mail, Remoto, No local ou Outro para que o histórico registre como a ação ocorreu.

Registre o que foi descoberto, decidido ou realizado e quais informações ainda estão faltando. Evite copiar uma conversa inteira quando um resumo operacional conciso for mais claro.

Os atendimentos formam um histórico operacional somente de acréscimo. Eles identificam quem registrou o evento e quando.

Depois de salvar, revise o status da solicitação, responsável, próxima ação e prazo. O atendimento intencionalmente não altera esses campos sem a intervenção do usuário.

Antes de enviar a primeira proposta, confira moeda, separadores, precisão decimal, terminologia e alíquotas tributárias, formato de data e papel A4 ou Letter. Essas configurações definem o PDF voltado ao cliente.

A solicitação fornece o contexto de cliente, local e equipamento. Dê à proposta um título claro, prazo de validade e escopo prático.

Informe descrição, quantidade, preço unitário, desconto e alíquota tributária de cada item. O EquipSpan recalcula os totais no servidor usando a precisão regional configurada.

Use observações voltadas ao cliente para condições ou explicações que devem constar no PDF. Mantenha o contexto comercial interno ou de fornecedor nos registros privados apropriados.

Confira descrições, totais, moeda, datas e identificação do cliente antes de enviar. O envio bloqueia os detalhes comerciais representados por aquela versão da proposta.

Baixe o PDF da proposta e envie-o pelo canal normal de comunicação. O EquipSpan registra a proposta; ele não afirma que um e-mail externo foi entregue, exceto se essa função existir no fluxo atual.

Quando o cliente responder, registre se aceitou, recusou ou outro resultado disponível, quem decidiu, o canal, a data e as observações.

Após a aceitação, decida se deve agendar uma visita, registrar atendimento remoto ou atualizar outra próxima ação. A decisão sobre a proposta não conclui silenciosamente o trabalho operacional.

Confirme o cliente, local de instalação e equipamento da solicitação. Se o equipamento ainda for desconhecido, o contexto do local continuará disponível para a visita.

Informe objetivo, data, horário de início, duração prevista e responsável. A solicitação define o contexto operacional desse compromisso.

Registre informações de acesso, contato, segurança ou chegada de que a pessoa responsável precisa antes de sair.

Revise confirmação do cliente, acesso ao local, histórico anterior e se ferramentas ou peças foram verificadas. Marque um item como concluído quando ele tiver sido feito ou conscientemente avaliado como desnecessário.

Filtre atendimentos próximos, de hoje, anteriores, concluídos ou cancelados e use o filtro por responsável para entender a carga de cada pessoa.

Se horário, responsável, preparação ou cancelamento mudarem, edite o atendimento antes da execução para que a visão móvel reflita o plano atual.

Na Agenda, selecione o compromisso e verifique cliente, local, equipamento, objetivo da solicitação e detalhes de preparação antes de começar.

Abra Executar atendimento. O registro pode permanecer Não iniciado, Em andamento ou Pausado até que o trabalho em campo esteja pronto para ser concluído.

Informe diagnóstico, serviço executado, medições ou testes, peças e materiais, resultado e observações de acompanhamento. Escreva o suficiente para que a equipe administrativa e o próximo técnico entendam o que aconteceu.

Adicione as verificações relevantes para este atendimento e marque cada item conforme for concluído. Use rótulos específicos que continuem claros no relatório final.

Tire uma foto ou escolha uma no dispositivo, adicione uma descrição útil e envie-a. Essas imagens passam a fazer parte das evidências do atendimento.

Quando adequado, registre o nome e a assinatura do destinatário como confirmação de recebimento do relatório. Não apresente isso como aceitação automática de preço, cobertura ou responsabilidade jurídica.

Use Salvar atendimento em campo antes de sair do formulário ou quando a intervenção for pausada. Um registro parcialmente concluído continua disponível para o usuário autorizado.

Revise lista de verificação, texto, resultado, fotos e assinatura opcional; em seguida, escolha Concluir atendimento. A visita sai da agenda ativa, mas a solicitação principal ainda exige uma decisão administrativa.

Vá a Agenda, inclua atendimentos concluídos se necessário e selecione o compromisso relevante.

Confira cliente e local, equipamento, técnico, horários, diagnóstico, serviço, medições, peças, lista de verificação, resultado, acompanhamento, fotos e confirmação opcional.

O proprietário ou gestor pode abrir a execução e adicionar ou remover uma foto do atendimento. Confirme as evidências corrigidas antes de gerar o PDF final.

Escolha Baixar PDF. O EquipSpan aplica a apresentação regional, o formato de data e o tamanho de página A4 ou Letter configurados no espaço de trabalho.

Abra o documento gerado e confirme que ele contém as informações pretendidas. Decida se observações internas, evidências ou assinaturas são apropriadas para o destinatário.

Use o relatório concluído como evidência e depois atualize separadamente o status e a próxima ação da solicitação.

Abra o histórico da solicitação e do equipamento. Confira a avaliação manual de cobertura, arquivos de apoio, fotos de atendimento, diagnóstico, peças e proposta antes de decidir como o custo deve ser tratado.

Escolha Criar solicitação ao fornecedor, identifique o fornecedor, a referência externa, a cobertura vinculada e o que está sendo solicitado. Defina uma próxima ação e um prazo claros.

Use Rascunho, Aguardando evidências, Pronta para envio, Enviada, Aguardando fornecedor, São necessárias mais informações, Aprovada, Parcialmente aprovada, Recusada, Recuperada ou Encerrada conforme o processo externo avançar.

Informe valores solicitados, aprovados e recuperados quando forem úteis. Eles são valores de acompanhamento operacional, não notas fiscais, créditos, lançamentos bancários ou registros tributários.

Vincule os arquivos relevantes do equipamento e mantenha respostas do fornecedor, observações e datas no registro. Atualize a próxima ação até que a recuperação esteja realmente concluída.

Use Registrar resultado para informar Não cobrável, Incluída no contrato, Cobrável, Parcialmente cobrável ou Dispensada pela empresa, além do valor pretendido e da justificativa.

Mude a cobrança para Pronta para faturamento externo, Faturada fora do EquipSpan, Pagamento informado, Baixada como perda ou Não aplicável somente quando esse evento tiver realmente ocorrido no sistema externo.

A solicitação pode estar operacionalmente resolvida enquanto uma recuperação permanece aberta, ou uma cobrança pode estar informada enquanto o trabalho técnico continua. Mantenha cada status fiel à realidade em vez de forçar um encerramento global.

Selecione o equipamento instalado que receberá o trabalho recorrente. Adicione primeiro um componente quando a recorrência pertencer a uma subunidade específica.

Dê ao plano um nome operacional claro e escolha o tipo de manutenção, o componente relacionado quando aplicável e a pessoa responsável.

Configure o intervalo e a unidade, por exemplo, a cada 3 meses ou todo ano. Escolha se a próxima data avança a partir da data programada ou da data real de conclusão.

O valor dos dias de aviso determina quando o plano aparece em O que precisa de atenção. Um plano fica próximo do prazo quando sua janela começa, vence hoje na data e fica em atraso depois disso.

Registre o título, a prioridade e o escopo que devem ser usados quando a equipe administrativa decidir criar uma solicitação de atendimento a partir desse plano.

Quando o lembrete exigir uma ação, escolha Criar solicitação. Isso cria o caso operacional; não cria uma visita automaticamente.

Depois que a manutenção realmente ocorrer, registre a data de conclusão, a solicitação vinculada opcional e as observações. O EquipSpan preserva a conclusão e calcula a próxima data conforme a base selecionada.

Concluir a manutenção não encerra nem altera de outra forma uma solicitação vinculada. Atualize essa solicitação separadamente e depois confirme a nova data de vencimento.

Em Visão geral, pesquise pelo cliente, local, código do equipamento, número de série, referência do ativo, componente, nome da manutenção, cobertura, solicitação ao fornecedor, foto ou descrição de documento.

Selecione um resultado para ir aos detalhes do cliente ou equipamento. O EquipSpan mantém disponíveis, ao redor do resultado, as relações físicas e operacionais.

Volte a Visão geral e selecione Todas as pendências, Operacional, Cobertura, Manutenção ou Qualidade do registro.

Cada pendência explica por que o registro está visível: próxima ação em atraso, janela atual de lembrete, revisão de cobertura, identificação ausente ou falta de arquivos úteis.

Atualize a solicitação, manutenção, cobertura ou equipamento real. A quantidade no painel deve mudar porque o registro de origem melhorou, não porque uma pendência foi descartada.

Use o CSV de Cadastro de equipamentos para o parque instalado, o CSV de Agenda de manutenção para planejamento futuro ou o ZIP do equipamento quando uma unidade e suas evidências precisarem ser revisadas em conjunto.

Para equipamentos, escolha registros atuais ou todos. Para manutenção, escolha planos ativos ou todos. Evite exportar mais informações pessoais ou operacionais do que o destinatário precisa.

Abra Relatórios e exportações e escolha a ação correspondente de Baixar CSV. Os arquivos usam dados portáteis em UTF-8, adequados para revisão em uma planilha.

Para gerar um ZIP, abra o registro específico do equipamento e escolha a ação de pacote de evidências. Confirme se o contexto do equipamento e do cliente está correto.

O ZIP pode incluir CSVs de registros, componentes, cobertura, histórico de manutenção, solicitações, visitas, listas de verificação, solicitações ao fornecedor, arquivos privados, fotos de atendimentos, assinaturas e um manifesto SHA-256.

Leia o README incluído e inspecione arquivos sensíveis. Armazene ou transmita o pacote usando controles adequados à sua empresa e ao destinatário.

O Proprietário controla todo o espaço de trabalho e a equipe. O Gestor controla operações e usuários com função de Técnico. O Técnico trabalha com os registros operacionais permitidos e com o trabalho de campo atribuído.

Informe o nome real da pessoa, e-mail profissional e função. Não compartilhe um mesmo acesso entre várias pessoas; a atividade é mais útil quando cada ação tem uma identidade.

A pessoa recebe ou recebe por outro meio um link com prazo limitado para criar a senha e entrar no espaço de trabalho existente. Ela não cria uma conta de empresa separada.

Reenvie ou substitua o acesso quando um link vencer. Remova um convite enviado ao destinatário errado ou que não seja mais necessário.

Quando as responsabilidades mudarem, ajuste a função dentro da hierarquia permitida. Desative o acesso quando alguém deixar de trabalhar nesse espaço.

Confirme que o usuário pode ver e atualizar os registros exigidos pela função, especialmente atendimentos atribuídos, sem receber controle desnecessário sobre equipe ou área comercial.

Defina o país da empresa e um dos idiomas de espaço de trabalho suportados: inglês, espanhol, francês, italiano, português ou alemão. Idioma e localidade regional são escolhas separadas.

Use uma localidade regional válida, como en-US ou de-CH, e o fuso horário em que a empresa opera. Os status de prazo e as datas exibidas dependem do fuso horário do espaço de trabalho.

Selecione o padrão de data necessário e o papel de documento A4 ou Letter. Não deduza o papel apenas pelo idioma da interface.

Informe o código de moeda de três letras, símbolo, posição e espaçamento. Escolha os separadores de milhares e decimais, além da precisão de quantidade, preço unitário e valor.

As sugestões por país são pontos de partida editáveis. Quando necessário, confirme o rótulo de identificação da empresa, o nome do imposto indireto e as alíquotas de trabalho com o consultor qualificado da empresa.

Confira o exemplo de data, horário, quantidade, preço, valor e imposto antes de salvar. Os separadores decimal e de milhares devem ser diferentes.

Crie ou use registros de teste seguros e inspecione PDFs de propostas e atendimentos. Confirme datas, totais, separadores, símbolos, rótulos tributários, quebra de linha e tamanho de página antes do uso externo.

O Proprietário pode abrir Plano e limites para ver as datas exatas do teste, os dias restantes e o uso atual de vagas da equipe e armazenamento privado. A quantidade de equipamentos é informativa: clientes, locais e equipamentos instalados são ilimitados em todos os planos pagos.

Team 3 inclui 3 usuários e 15 GB, Team 8 inclui 8 usuários e 60 GB, e Team 20 inclui 20 usuários e 200 GB. Todos os planos incluem as mesmas funções. Usuários ativos e convites pendentes ocupam vagas; o armazenamento é compartilhado pelo espaço de trabalho.

Selecione Mensal para uma assinatura mês a mês ou Anual pelo valor de dez meses. Escolha o plano e revise a finalização de compra segura da Paddle, incluindo o imposto aplicável e o total final, antes de pagar.

O Proprietário pode alterar plano ou período de cobrança em Plano e limites. O EquipSpan mostra o valor proporcional da Paddle antes de confirmar uma alteração imediata. Use o portal do cliente para dados de pagamento, notas fiscais e controles de cancelamento.

Se a Paddle informar um pagamento em atraso, Plano e limites exibirá o prazo exato de carência de sete dias. O espaço de trabalho continua editável nesse período. Abra o portal da Paddle, atualize a forma de pagamento e regularize o valor em atraso antes do prazo.

Quando o teste de 21 dias terminar, um período de carência de pagamento vencer ou uma assinatura for pausada, o servidor impedirá alterações no espaço de trabalho e a entrada de solicitações externas. Registros existentes, busca, relatórios, PDFs e exportações continuam disponíveis para que a empresa possa revisar e recuperar suas informações.

Crie uma senha de pelo menos 10 caracteres com letras maiúsculas e minúsculas, um número e um símbolo aceito. Não reutilize nem compartilhe a senha.

Abra Segurança, informe a senha atual e escolha uma nova. As outras sessões ativas serão encerradas após a alteração.

Na tela de entrada, escolha a recuperação de senha, informe o e-mail profissional e use o link privado de redefinição. Se a mensagem não chegar, verifique o spam e confirme o endereço informado.

Trate os links de acesso como credenciais temporárias. Não os encaminhe a outra pessoa e descarte-os depois do uso ou vencimento.

Use a página de suporte do EquipSpan e inclua o nome do espaço de trabalho, seu e-mail de usuário, o código do registro, o que você tentava fazer, o que aconteceu e o horário aproximado. Capturas de tela ajudam quando não expõem material confidencial.

Não envie por e-mail senhas, links legíveis de solicitação, tokens de redefinição nem documentos desnecessários de clientes. O suporte do EquipSpan não precisa da sua senha.